Valkuilen bij het implementeren van Microsoft Teams

Connections
15 april 2020

Teams is massaal in gebruik genomen! Een prachtige tool om (op afstand) samen te werken. Gebruikers kunnen zelf een heel eind komen, omdat het een gebruiksvriendelijke tool is. Dat is een groot voordeel, want hiermee gaat de adoptie binnen organisaties razendsnel. Aan de andere kant brengt dit ook risico’s met zich mee. Er zijn namelijk een aantal valkuilen waar u rekening mee moet houden bij de implementatie. In deze blog vertel ik over een aantal valkuilen die ik in praktijk tegenkom:

1. Het wordt slechts beperkt gebruikt
Wat gaat u wel en niet onderbrengen in Teams? Gaat de hele organisatie gebruikmaken van Teams of zijn het kleine projecten? U hebt daar zelf ideeën over, maar het is ook belangrijk om aan uw collega’s te vragen hoe zij hierin staan. Maak daarom bij de implementatie een groep “key-users” aan. Bij voorkeur beheersen deze key-users elk een eigen expertise binnen uw bedrijfsproces en hebben ze affectie met ICT. Dit komt de adoptie ten goede!

2. Er vindt geen gebruikerstraining plaats
Communicatie van Microsoft Teams is écht een andere manier van communiceren. Onderschat het trainen van de collega’s niet. Organiseer deze training ook op verschillende niveaus. Zo kunnen collega’s zelf bepalen waaraan ze behoefte hebben. Waar de ene collega zelf al uit de voeten kan, heeft de andere weer meer begeleiding nodig.

3. Een wildgroei aan Teams-kanalen
Uw Teams-omgeving moet een doorvertaling zijn van uw organisatiestructuur en/of bedrijfsprocessen. Welke communicatiestromen vinden er binnen uw organisatie plaats? Is dat enkel per afdeling? En zo ja, welke afdelingen? Is het project leidend of juist de dienstverlening/het product? Het antwoord op deze vragen bepaalt hoe uw Teams-omgeving vormgegeven moet worden om wildgroei van kanalen te voorkomen.

Het gevolg is dat u moet bepalen wie rechten heeft om zaken te wijzigen. Wat u bijvoorbeeld kunt doen, is het maken van afspraken over het aantal eigenaren per team. Daarnaast kunnen bestanden in Teams op ‘alleen lezen’ worden gezet om aanpassingen op statische documenten te voorkomen. Denk hierbij aan kwaliteitsdocumenten, personeelshandboeken of brandmanuals. Maak voor uzelf ook duidelijk waar documenten opgeslagen, gearchiveerd en verwijderd worden.

Om het eenvoudiger en overzichtelijker te maken, kunt u private channels aanmaken. Dit betekent dat u binnen een team de mogelijkheid hebt om op kanaalniveau mensen wel of geen toegang te geven. U bijvoorbeeld tijdens een project binnen een team een apart kanaal aanmaken waar alleen externen deel van uitmaken. Het voordeel hiervan is dat u niet voor elk samenwerkingsverband een apart team hoeft aan te maken.

4. Er wordt geen rekening gehouden met security
Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het delen van informatie met mensen van buiten de organisatie. Ook is het essentieel om Multi-Factor Authenticatie (MFA) in te schakelen. Dit houdt in dat u twee stappen succesvol moet doorlopen om ergens toegang tot te krijgen.

Ook is het mogelijk om externe contactpersonen toegang te geven tot uw Teams-omgeving. Daardoor kunt u gemakkelijk met leveranciers en partners aan een project werken. Voorzie ook deze accounts van MFA en vergeet niet om de rechten weer in te trekken als het project ten einde is.

5. Er wordt geen extra back-up van uw omgeving gemaakt
Het is altijd belangrijk om een back-up te maken van uw omgeving. Microsoft maakt standaard zelf een back-up, maar deze voldoet niet altijd aan de eisen. Een additionele back-up biedt echter uitkomst. Daarmee zorgt u ervoor dat alle documenten en e-mails onbeperkt bewaard blijven, ook als u ze per ongeluk verwijdert. Bovendien heeft deze back-up een zoekfunctie, waardoor u gemakkelijk verloren bestanden kunt terugzetten.

Ten slotte brengt Microsoft bijna maandelijks nieuwe mogelijkheden uit. Aan u de taak om te kijken welke onderdelen van Teams essentieel zijn voor uw organisatie. Inspireer collega’s met de mogelijkheden binnen Teams en laat hun zien wat de voordelen hiervan zijn voor hun dagelijkse werkzaamheden.

Neem contact met ons op

Het begint met een goed advies!

Het stroomlijnen van de communicatie is essentieel in uw bedrijfsvoering. Heeft u nog vragen? Ik help u graag om verder te kijken naar de juiste middelen.

arrow right small Bezoek ons

De nieuwsbrief ontvangen?

Meld u dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijft op de hoogte van het ICT-nieuws!

{{ errors.first("field_24") }}
{{ errors.first("field_25") }}
{{ errors.first("privacy") }}
Connections