Nieuwe functionaliteiten in Microsoft Teams

Connections
30 april 2020

Thuiswerken is enorm toegenomen. Microsoft voert voortdurend veranderingen door om Teams en andere applicaties nog optimaler te gebruiken. Waar collega William eerder al schreef over de valkuilen binnen Teams, willen wij u nu graag laten weten welke veranderingen er recent zijn doorgevoerd en welke binnenkort verschijnen. Hierdoor kunt u nog efficiënter aan de slag en meer voordeel halen uit uw werkzaamheden.

1. Het gebruik van tags per onderwerp

Teams werkt uitstekend om het werk centraal te houden. Het komt echter met regelmaat voor dat een bericht niet wordt gelezen of een collega ergens dringend op moet reageren. Door het taggen van personen krijgt de persoon die getagd is direct een melding. Hiermee vergroot u de kans dat het bericht niet aan de aandacht ontsnapt. U kunt personen taggen door ‘@’ te gebruiken.

Waar u eerst al personen kon taggen, kunt u nu ook specifieke onderwerpen aanmaken en taggen. De personen die aan deze onderwerpen gekoppeld zijn, krijgen dan direct een melding.





2. Omzeilen vergaderlobby

Tijdens vergaderingen kan het voorkomen dat u het gesprek moet onderbreken, omdat u iemand toegang dient te geven om aan de vergadering deel te nemen. Vanaf nu kunt u (externe) bellers direct laten deelnemen aan een teamvergadering zonder dat ze hoeven te wachten in de lobby. Ook voor externe deelnemers is het efficiënt, omdat zij niet hoeven te wachten in de lobby en meteen deel kunnen nemen aan de vergadering.



3. Achtergrond veranderen

Als u thuis aan het werk bent in een rommelige kamer, wilt u die kamer wellicht niet als achtergrond in een vergadering. Daarom is het mogelijk om een eigen achtergrond in te stellen, waardoor de kamer wegvalt en alleen u in beeld bent. Microsoft heeft zelf een aantal achtergronden beschikbaar gesteld, maar u kunt ook uw eigen achtergrond uploaden en gebruiken! Denk bijvoorbeeld aan een achtergrond met het logo van uw bedrijf daarop.



Functionaliteiten die op de agenda staan:

1. Virtueel hand opsteken (halverwege april) 

Wellicht dat u vaak aan vergaderingen deelneemt met veel personen. Dan kan het gebeuren dat het rommelig en onoverzichtelijk wordt, omdat iedereen het woord wil nemen. Microsoft heeft daarom een virtuele hand geïntroduceerd. Als u die opsteekt, kunt u ervoor zorgen dat u de aandacht krijgt en er structuur in de vergaderingen komt.



2. Multi-Window Chat voor Microsoft Teams (eind mei)

U zult ongetwijfeld met meerdere personen tegelijk chatten en in documenten werken. Tot nu toe kon u maar één venster tegelijk openen en moest u steeds schakelen tussen chats. Binnenkort kunt u meerdere chatvensters openen. Het voordeel hiervan is dat u tegelijk met meerdere personen kunt chatten en niet steeds hoeft te schakelen tussen chats. Daarnaast kunt u tegelijk een chat en een document geopend hebben staan.



3. Aantal te bekijken deelnemers

Mogelijk dat u met veel personen deelneemt aan een vergadering. Dan kan het nuttig zijn om veel personen tegelijk in beeld te hebben. Eerst was het mogelijk om tijdens vergaderingen alleen de laatste vier personen te zien die aan het woord geweest waren. De wens was om dit uit te breiden en hier heeft Microsoft gehoor aan gegeven. Daarom kunt u binnenkort negen deelnemers tegelijk in beeld zien.