Mappenstructuur of oerwoud

Connections
28 maart 2018

Mogen we eigenlijk spreken over een mappenstructuur of kunnen we ’t beter hebben over een oerwoud aan mappen en bestanden?

In de praktijk blijkt dat veel bedrijven worstelen met de hoeveelheid bestanden en de mappenstructuren die door de jaren heen zijn gegroeid. Nog los van de informatiegroei die de komende jaren wordt verwacht. Als we beseffen dat alleen alle informatie op het complete wereldwijde internet iedere twee jaar verdubbelt, hoe zal dat dan zijn met onze eigen bestanden en schijven?

Regelmatig horen wij…
“Als je bij ons documenten wilt openen, moet je gewoon kijken op de F: schijf. Onder de A tot en met Z mappen vind je alle klanten. Daaronder vind je de jaarmapjes en daaronder hebben we nog wat mapjes gemaakt voor offertes, projecten en service en oh ja, overig… Op zich een logische structuur en we zijn het altijd zo gewend. Oh ja, we hebben nog meerdere mappen hoor en iedere medewerker heeft Mijn documenten”.

Tegelijkertijd horen wij knelpunten als…

  • Zoeken en vinden is lastig en tijdrovend
  • Mailboxen lopen over en bereiken capaciteitsgrenzen
  • Onduidelijkheid over of ieder met de juiste versie werkt
  • ISO en andere eisen schrijven voor dat..
  • etc.

Een aantal vragen die goed zijn om te stellen…

  • Kunt u een ‘nieuwe collega’ even wegwijs maken in uw mappenstructuur?
  • Hoe ziet het zoeken en vinden van bestanden er in de ideale situatie uit?
  • Slaat iedereen informatie op de juiste plaats op?
  • Weet u zeker dat bestanden niet dubbel voorkomen en niet dubbel meegaan in de back-up?
  • Wie bepaalt wat de juiste versie is van een bestand?
  • Wie is de verantwoordelijke voor de mappenstructuur oftewel wie bepaalt hoe deze ingericht is, bewaakt dat en zorgt dat er een structuur in blijft?
  • Hoeveel mappen en bestanden heeft u eigenlijk?
  • Hoe deelt u bestanden met uw klanten en partners?
  • Welke maatregelen heeft u getroffen om het mailboxprobleem op te lossen?
  • Heeft u het gevoel dat u binnen uw bedrijf efficiënt bezig bent?
  • Hoe heeft de informatie zich eigenlijk door de jaren heen ontwikkeld als u terugdenkt aan de afgelopen 5 jaar.
  • Hoe ontwikkelt de informatie door als we kijken naar de komende 5 jaar?

De kans is groot dat het merendeel van bovenstaande vragen NEGATIEF beantwoord wordt. Maar dat is hetzelfde dat u bij de dokter weggaat omdat hij u vertelt dat, als je gezonder gaat leven je over ’t algemeen ook minder klachten hebt. Daarom is dat in dit geval niet het antwoord, maar is er een andere oplossing nodig om dit probleem op te lossen.

Bij Aspect | ICT hebben we veel kennis van het goed organiseren van de informatiehuishouding en vooral ook ervaring. Dat gaat overigens veel verder dan bestanden en mappen, we kijken daarbij ook naar integratie met uw processen, bedrijfssoftware, delen met klanten/partners en het grote mailboxprobleem dat velen kennen. We willen echter met u meedenken in structurele oplossingen en graag eerst in gesprek en wellicht naar de tekentafel voordat we concreet in ICT-antwoorden gaan denken.

Neem contact met ons op

Het begint met een goed advies!

Heeft u nog vragen? Ik help u graag verder met uw automatiseringsvraagstukken!

arrow right small Bezoek ons

De nieuwsbrief ontvangen?

Meld u dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijft op de hoogte van het ICT-nieuws!

{{ errors.first("field_24") }}
{{ errors.first("field_25") }}
{{ errors.first("privacy") }}
Connections