Van 'samen werken' naar samenwerken

Connections
30 januari 2018

Herkent u dit?
Tijdens een bestuursvergadering van een vereniging over het plannen van een evenement, blijkt niet iedereen te beschikken over de laatste actielijst of notulen. Dit ondanks het feit dat de documenten meerdere malen gemaild zijn. Dit is op zijn minst gezegd vervelend voor de leden die wel al hun documenten bij zich hebben. Deze situatie komt de voortgang en de planning van het evenement niet ten goede.

Ook zakelijk is het een doorlopende uitdaging om collega’s over dezelfde informatie te laten beschikken. Actielijsten en notulen worden ‘zomaar’ via e-mail verspreid. Mailboxen groeien mede hierdoor fors en iedereen heeft zijn eigen manier bedacht om in zijn mailbox of op het bedrijfsnetwerk overzicht te houden en informatie te groeperen. Het blijkt lastig om goede werkafspraken te maken die voor iedereen bruikbaar en ook nog eens intuïtief en gemakkelijk in gebruik zijn.

Beter ‘samen werken’
Binnen steeds meer organisaties is een ERP-pakket in gebruik dat mogelijkheden biedt om mail en bestanden op te slaan en te bewaren per overleg, per project, per klant of ander onderwerp. Dit betekent een mooie stap voorwaarts in ‘samen werken’ en is prima voor intern gebruik. Er is tenslotte geen onduidelijkheid meer over de plaats waar de informatie opgeslagen en bijgewerkt moet worden.

Echter staan in moderne en vooruitstrevende organisaties klanten voorop en wordt in wisselende samenstelling gewerkt met opdrachtgevers en leveranciers. Daarnaast worden ook regelmatig externen ingezet. Specialisten die tijdens opdrachten, projecten of onderdelen daarvan ingehuurd worden om hun kennis en kunde in te brengen. Juist in zulke situaties is het noodzakelijk op hetzelfde moment over dezelfde informatie te kunnen beschikken of het nu gaat over de actielijst, voortgangsinformatie, contractafspraken, de laatste versie van een tekening, certificaten, onderhoudsvoorschriften, notulen van het laatste overleg of inzicht in de planning. Om het project goed te laten slagen moet er echt ‘samengewerkt’ worden. Maar hoe kun je er nu voor zorgen dat de gevraagde informatie altijd en overal beschikbaar is? Je blijft aan het mailen en verdelen.

Het kan slimmer
Dit soort informatiedelingen en manieren om beter samen te werken zetten organisaties voor uitdagingen. Het heen en weer mailen van overzichten en documenten levert nog wel eens ‘miscommunicatie’ op en kost daarnaast veel tijd. Het kan gelukkig slimmer. Met verschillende betaalbare en soms zelfs gratis Microsoft-oplossingen is het mogelijk om gemakkelijker informatie uit het ERP-programma en documenten real-time te delen. Naast delen behoort tegelijkertijd werken in verschillende soorten documenten tot de (standaard) mogelijkheden. Je slaat de documenten niet lokaal maar centraal op en je bepaalt wie er rechten heeft om specifieke documenten te bekijken of te bewerken. Dit kunnen personen binnen maar ook buiten je organisatie zijn. Niet moeilijk, maar wel enorm handig. Dat biedt perspectief in samenwerking.

Echte communicatie
De actielijst niet meer rondsturen maar aan iedereen ter beschikking stellen? De notulen van het overleg in één keer met iedereen delen? Hen automatisch laten weten dat dit document inmiddels ‘online’ staat? Met meerdere mensen werken aan een planningssheet en versienummering die automatisch meeloopt? Iemand voor een weekje toegang geven tot bijvoorbeeld de tekeningen die centraal staan opgeslagen? Dan hebben we het pas echt over transparant en open communiceren en samen optrekken.

Van ‘samen werken’ naar samenwerken
Maar hoe start je met zo’n systeem? Hoe begin je hiermee? En is mijn organisatie hier wel aan toe? Mijn advies is om vooral klein te beginnen. Verken de mogelijkheden door bijvoorbeeld de notulen van een werkoverleg of intern project op deze manier te delen en eens samen of tegelijkertijd aan een document te werken. De mogelijkheden zijn breed maar een ontdekkingsreis is op zijn plaats. Wilt u ook van ‘samen werken’ naar echt ‘samenwerken’? Een klein verschil in spelling, maar een groot verschil in effectiviteit. Neem gerust contact op, ik vertel u graag meer. Een keer ‘samenwerken’?

Auteur: Arie van ’t Verlaat

Neem contact met ons op

Het begint met een goed advies!

Heeft u vragen over ICT? Ik help u graag verder!

arrow right small Bezoek ons

De nieuwsbrief ontvangen?

Meld u dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijft op de hoogte van het ICT-nieuws!

{{ errors.first("field_24") }}
{{ errors.first("field_25") }}
{{ errors.first("privacy") }}
Connections