De 5 voordelen van een intranet

Connections
15-03-2019

De afgelopen tijd zie ik een groeiende vraag naar een modern, social intranet. Het fenomeen intranet bestaat natuurlijk al langer, maar het is inmiddels uitgegroeid tot een moderne digitale werkplek, informatiesturend platform, samenwerkingstool en socialmedia-platform in één!

Bij Aspect ICT hebben we met vele relaties zo’n intranet ontwikkeld, op basis van Microsoft SharePoint. De voordelen voor individuele gebruikers en voor de organisatie als geheel zijn groot. In dit blogbericht vertel ik u er meer over.

1. Alles komt samen
Met een modern, social intranet hebben u en uw collega’s overal en altijd toegang tot de benodigde informatie. Het stelt iedereen in staat om, ongeacht de locatie, met elkaar samen te werken: via een pc, tablet of smartphone. De revolutionaire kracht van de achterliggende techniek, SharePoint, is dat dit platform applicaties en onderdelen samenbrengt die traditioneel van elkaar gescheiden waren. Voorbeelden hiervan zijn interne nieuwsberichten, persoonlijke documenten, bedrijfsdocumenten, rapportages/dashboards workflowmanagement en berichten van externe sites. Ook verschillende communicatiemiddelen zoals e-mail, Teams, uw agenda en social mediafeeds zijn eenvoudig te integreren in zo’n intranet. Hetzelfde kan met de (cloud)applicaties die u nu gebruikt, zoals Word, Excel, boekhoudpakketten, et cetera. U zult uw productiviteit verhogen, omdat u beter kunt samenwerken, kennisdelen, zoeken en - vooral - vinden.

2. Korte communicatielijnen
Eenmaal ingelogd, heeft u meteen toegang tot uw complete digitale werkplek. Vanaf dat moment blijft u op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen uw organisatie. Gebruikers kunnen er documenten op plaatsen met een begeleidende tekst. Alle informatie, expertise en documenten staan op één centrale plek en worden up-to-date gehouden. Dat is gebruikersvriendelijk en scheelt veel kostbare zoektijd. Omdat alle informatie voortaan op één vaste plek staat, hoeft er intern ook minder gemaild te worden. Communicatielijnen worden korter, waardoor iedereen sneller kan schakelen. Zeker binnen omvangrijke organisaties met veel afdelingen en/of meerdere locaties is dit een groot voordeel.

3. Co-creatie in realtime
Een modern intranet is uitstekend geschikt om in teams te werken. U kunt het ook (tijdelijk) openstellen voor externe partijen, bijvoorbeeld ketenpartners, onderaannemers en externe medewerkers zoals zzp’ers. De diensten van SharePoint en Office 365 zijn immers online diensten. Dit online aspect garandeert dat ingevoerde informatie in realtime wordt verwerkt. Wanneer u bijvoorbeeld met meerdere mensen tegelijkertijd een actielijst aan het bijwerken bent, dan kunt u andere gebruikers vanuit hun locaties letterlijk zien typen op de actielijst op uw scherm. Zo voorkomt u dat verschillende medewerkers over verschillende versies van een actielijst beschikken, dubbel werk doen, of dat actiepunten blijven liggen.

4. Veilig
Iedere gebruiker heeft genoeg aan één identiteit en één wachtwoord met Single Sign-On. Door in te loggen met multi-factorauthenticatie wordt de kans om gehackt te worden een stuk kleiner en de medewerkers hoeven slechts één wachtwoord te onthouden. Ook is gemakkelijk te zien welke medewerker wat heeft geplaatst en wanneer. De kans op fouten zoals dubbele bestanden of het gebruik van verouderde versies, is daardoor uiterst gering. In het geval dat u externe partijen toegang heeft gegeven tot uw social intranet, kunt u per onderdeel aan- of uitzetten wie toegang heeft tot welke informatie en functionaliteiten.

5. De mens centraal
Met een social intranet profiteert iedereen makkelijker van elkaars talenten, expertise en kennis. Een interessant project of nieuwe expertise kunt u meteen delen met de hele organisatie of specifieke groepen. Dat inspireert, geeft energie en bevordert innovatie en samenwerking tussen afdelingen. De mens staat centraal bij een social intranet. Informatie die relevant is voor de organisatie wordt van onderop aanboden, door medewerkers zelf. Dit zijn allemaal aspecten en tools die de jongere generatie enorm aanspreek. Een modern intranet kan helpen om deze mensen binnen te halen of aan uw organisatie te binden.

Neem contact met ons op

Het begint met het juiste advies

Het stroomlijnen van de communicatie is essentieel in uw bedrijfsvoering. Heeft u nog vragen? Ik help u graag om verder te kijken naar de juiste middelen.

arrow right small Bezoek ons

De nieuwsbrief ontvangen?

Meldt u dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijft op de hoogte van het ICT-nieuws!

{{ errors.first("field_24") }}
{{ errors.first("field_25") }}
{{ errors.first("privacy") }}
Connections