Nooit meer dubbel gereserveerde vergaderruimtes!

Connections
27 maart 2019

In de praktijk hoor ik dat er veel frustraties ontstaan bij het reserveren van een (vergader)ruimte. Frustraties die tegenwoordig niet meer nodig zijn!

Een voorbeeld: U heeft bij het plannen van uw vergadering met een relatie een vergaderruimte gereserveerd. Op het moment dat uw relatie is gearriveerd loopt u samen naar de vergaderruimte. Daar komt u er achter dat uw collega de vergaderruimte al in gebruik heeft. Tsja, en die wilt u niet storen want u weet dat het een belangrijke vergadering is. Maar toch, u had ook graag in deze vergaderruimte gezeten. De ruimte beschikt namelijk over prettige stoelen en de juiste audiovisuele middelen die u precies nodig had voor uw presentatie. Door de ontstane situatie moet u nu uitwijken naar een andere ruimte. Uw vergadering begint anders dan verwacht.

De oplossing
Eén van onze relaties stelde ons de vraag hoe zij efficiënter konden omgaan met de reservering van hun ruimtes om vervelende situaties zoals hierboven beschreven te voorkomen. De oplossing: Roommanagement

Met Roommanagement reserveert u een vergaderruimte voor een bepaalde tijd en maakt u die reservering zichtbaar bij de vergaderruimte middels een display/tablet. De reservering is eenvoudig te herkennen door de gekleurde rand aan de zij- en bovenkant van het scherm. Een rode rand geeft aan dat de ruimte bezet is, een oranje rand geeft aan dat de ruimte bijna bezet is en een groene rand geeft aan dat de ruimte beschikbaar is. Verder kunt u o.a. in één oogopslag zien hoe lang de huidige vergadering duurt, wanneer de volgende vergadering start en wie de ruimte gereserveerd heeft. Ook is ook mogelijk om ad hoc vergaderruimtes vanaf het display te reserveren of middels een app op uw smartphone of tablet. De vergaderruimte kan direct worden gekoppeld worden aan Microsoft Exchange, Outlook, Office 365, Google, Active Directory en diverse FMIS-systems.

De functionaliteiten breiden zich voortdurend uit
De software achter de roommanager oplossing die wij bieden is continu up-to-date en functionaliteiten worden regelmatig uitgebreid. De roommanagement software neemt u af ‘as-a-service’.

Roomservice! Het is mogelijk om voor, tijdens of na het overleg de catering en/of additionele materialen te boeken via een scherm. Zonder dat u onnodig tijd kwijt bent om de facilitair medewerkers te zoeken. Een ideale module om zorgeloos te overleggen.

Facilitair Management! Airco defect? Een lamp die flikkert? Een beeldscherm met een vreemde kleurweergave? Middels het display geeft u eenvoudig storingen door aan bijvoorbeeld afdeling facilitair of de technische dienst.   

Daarnaast kan het systeem ook gekoppeld worden aan detectiesysteem die activiteiten in de ruimte monitort. Mocht een ruimte gereserveerd zijn en er is geen activiteit in de ruimte, zal de ruimte automatisch weer beschikbaar worden gesteld. Tevens kunt u het schoonmaakrooster realtime aanpassen a.d.h.v. de daadwerkelijke bezetting van de ruimte.

Volledig inzicht
Alle data wordt in een dashboard opgeslagen. Deze data biedt waardevol inzicht voor de facilitair managers en gebouwenbeheerders, om ruimtes beter te benutten of op een andere manier in te richten.

Neem contact met ons op

Het begint met een goed advies!

Heeft u nog vragen op het gebied van narrowcasting, presentatiemiddelen of audiovisuele oplossingen? Ik help u graag verder!

arrow right small Bezoek ons

De nieuwsbrief ontvangen?

Meld u dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijft op de hoogte van het ICT-nieuws!

{{ errors.first("field_24") }}
{{ errors.first("field_25") }}
{{ errors.first("privacy") }}
Connections