Verlicht de administratieve taken van uw receptionist(e)

Connections
17 mei 2019

Vaak zie ik dat een receptionist(e) allerlei andere taken op zich neemt. De receptionist(e) ontvangt gasten, neemt de telefoon op, plant afspraken in, bestelt facilitaire artikelen, houdt zich bezig met een gedeelte van de administratie en ga zo maar door.

Voor het ontvangen van gasten bieden wij een oplossing. Tenminste een oplossing ter ondersteuning van de receptionist(e). Want het totaal vervangen van een hartelijk welkom van gasten kan natuurlijk niet. Het gebruik van ‘een digitale receptie’ waarop de gast zichzelf en zijn bezoek registreert, kan wel veel tijd besparen in de ontvangstruimte.

Helemaal volgens de regels van de AVG
Vroeger was een intekenlijst een veel gebruikte manier om de registratie van gasten bij te houden. Na de intreding van de AVG op 25 mei 2018, is deze manier van het registrateren van gasten niet meer toegestaan. Persoonsgegevens mogen niet zomaar worden getoond aan personen die daar geen reden toe hebben.

Doordat uw gast zichzelf digitaal registreert voorkomt u dat deze gegevens voor andere gasten zichtbaar zijn. Met de juiste toegangsgegevens heeft u hier zelf, middels een online portal, wel inzicht in. De gegevens van uw gasten worden weer verwijderd na de termijn dat u heeft ingesteld. Helemaal AVG-proof!

Bespaart wachttijd voor uw gasten
Als de receptionist(e) even in gesprek is, bijvoorbeeld aan de telefoon of met een andere gast, is dit helemaal geen probleem. Via het scherm kan de gast zichzelf al aanmelden. Hierna krijgt degene met wie uw gast de afspraak heeft direct een melding op zijn telefoon of een e-mail. Dit bespaart tijd bij het wachten en biedt uw gast een aangename eerste ontvangst. De receptionist(e) kan de gast na het afronden van het vorige gesprek uiteraard hartelijk welkom heten en wat te drinken aanbieden.

Nog meer gemak..
Het is optioneel mogelijk om bij het plannen van een afspraak een QR-code te genereren. Als uw gast vervolgens zijn QR-code scant bij de digitale receptie dan worden direct alle bekende al ingevuld. Dit bespaard tijd.

De digitale receptionist(e) is er in meerdere talen, zodat ook uw internationale gasten zich moeiteloos kunnen registreren.

Maakt u ook gebruik van roombooking? Dan zijn uw gasten zichtbaar in hetzelfde online portal.

Met de digitale receptie verlegt uw bedrijf de focus van bezoekersregistratie naar een hartelijk ontvangst. Een win-winsituatie!

Neem contact met ons op

Het begint met een goed advies!

Heeft u nog vragen op het gebied van narrowcasting, presentatiemiddelen of audiovisuele oplossingen? Ik help u graag verder!

arrow right small Bezoek ons

De nieuwsbrief ontvangen?

Meld u dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijft op de hoogte van het ICT-nieuws!

{{ errors.first("field_24") }}
{{ errors.first("field_25") }}
{{ errors.first("privacy") }}
Connections