Hoe kiest u het juiste ERP-systeem?

Connections
27 september 2019

Het selecteren van het juiste ERP-systeem is geen gemakkelijke opgave. Er bestaat een grote kans dat u na een zoektocht verdwaalt in de mogelijkheden. Hedendaags is er keuze uit een enorme hoeveelheid ERP-systemen. Welk systeem biedt de beste ondersteuning voor mijn proces en welke leverancier is voor mij de beste partner?

Een ERP-systeem omvat veel processen binnen uw bedrijfsvoering. Een degelijke voorbereiding verhoogt de kans op een succesvolle implementatie. In deze blog geef ik u enkele handvatten bij de te nemen stappen tijdens de selectie van het juiste ERP-systeem voor uw organisatie.

Creëer betrokkenheid
Een succesvolle ERP-implementatie is afhankelijk van de betrokkenheid van de (vak)mensen binnen uw bedrijf. Denk vooraf goed na welke afdelingen en kerngebruikers (ook wel key-users genoemd) u bij het traject wilt betrekken. Het is verstandig om de key-users samen te voegen in een werkgroep. Zorg ervoor dat u de groep key-users niet te groot maakt. Hierdoor kan het selectietraject stroever gaan verlopen.

Onthoud verder dat het systeem slechts een hulpmiddel is om een bepaald doel te bereiken. De medewerkers bepalen immers het succes! Denk daarnaast tijdens deze beginfase alvast na over een globaal tijdspad voor het verdere verloop van het traject.

Bepaal de behoeftes binnen de organisatie
Nadat bij alle key-users het besef is ontstaan dat er een nieuw ERP-systeem nodig is, kunt u overgaan tot het in kaart brengen van de specifieke behoeftes van de verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Schrijf hierbij ook stap voor stap op hoe uw proces verloopt en waar de knelpunten liggen. Bedenkt verder hoe u in de toekomst wil gaan werken en neem dit mee met het opstellen van de wensen en eisen! Een veel gemaakte fout is dat er een te algemene lijst van wensen en eisen wordt gebruikt en er enkel wordt gekeken naar de huidige werkwijze.

Richt u op de ‘quick wins’. Bepaal wat de grootste knelpunten binnen uw processen zijn en waarmee u het meeste tijd kunt besparen. Dit verhoogt tevens ook de betrokkenheid van de medewerkers. Focus daarnaast op wat echt belangrijk is en verlies u niet in de details! Het is juist van belang dat er focus ligt op de gebieden die centraal staan binnen de organisatie en waaruit de vraag is ontstaan om een nieuw systeem te implementeren.

Het resultaat van deze fase is een ‘programma van eisen’, waarin de wensen en eisen concreet zijn vastgelegd. De wensen en eisen kunnen meetbaar gemaakt worden door hier een prioriteit of waardering aan te koppelen. Hierdoor bent u in staat om leveranciers op een éénduidige manier te beoordelen. Met behulp van het programma van eisen ontstaat er een helder beeld van de noodzakelijke functionaliteit en kunt u beter een filtering maken tussen de ERP-systemen die beschikbaar zijn.

De markt op 
Aan de hand van het opgestelde programma van eisen kunt u een lijst met interessante leveranciers opstellen. Ik raad u aan om deze selectie niet groter te maken dan tien systemen. Mocht u vragen hebben over het maken van de selectie, kunnen wij u daar vanuit Aspect ICT in ondersteunen. Met de door u gekozen leveranciers kunt u een eerste kennismaking inplannen. Zie dit gesprek ook echt als kennismaking. Vertel de partijen waar uw organisatie tegenaan loopt en ga nog niet te diep op het systeem in. Vraag de leveranciers vervolgens om het Programma van Eisen in te vullen.

Nadat u het ingevulde programma van eisen retour heeft ontvangen kiest u maximaal drie partijen om de selectie mee voort te zetten. Wat hierin verder bepalend is, is de algemene indruk die de leveranciers hebben achtergelaten en de branchekennis die zij in huis hebben. Het is daarnaast ontzettend belangrijk dat de leveranciers uw bedrijfsvoering snappen en dat de organisaties met elkaar ‘matchen’. De keuze voor een nieuw systeem is namelijk een beslissing voor een lange(re) periode.

Maak een keuze
Nu de lijst met leveranciers is teruggebracht, is het tijd om de leveranciers een meer bedrijfsspecifieke demo te laten geven. Input hiervoor kunt u aanleveren in de vorm van businesscases of door specifieke scenario’s te omschrijven. Gebruik hiervoor als leidraad wel het reeds opgestelde programma van eisen. Zorg ervoor dat de werkgroep aanwezig is tijdens deze demo’s. Zij zijn in staat om gerichte vragen te stellen en gedetailleerd de huidige werkwijze toe te lichten.

Probeer kort na de bezoeken een evaluatie in te plannen met de gehele werkgroep. Beoordeel de gespecifieerde criteria, maar ook de leverancier zelf. Snapt de leverancier uw vragen en behoeften? En misschien wel het belangrijkste: begrijpen ze uw organisatie? Houd er rekening mee dat de kans dat er een systeem gevonden wordt dat volledig aan uw wensen voldoet gering is. Laat u zich hierdoor niet afschrikken. Vrijwel alle moderne ERP-systemen zijn flexibel opgebouwd. Wij hebben diverse voorbeelden waarbij we extra functionaliteit hebben ontwikkeld voor bestaande systemen om op die maner het proces te optimaliseren.

Indien mogelijk is het aan te raden om ook referenties te bezoeken. Het liefst bij enkele vergelijkbare bedrijven die al enige tijd met hetzelfde systeem werken. Door onze ruime klantenkring brengen wij vaak partijen samen om hun ervaringen te delen. Hierdoor hoort u hoe het systeem wordt ervaren in de praktijk en hoe het implementatietraject verlopen is.

Maak op basis van de input uit het programma van eisen, de diepgaandere bezoek(en) en de offerte(s) een principekeuze voor één leverancier.

Aan de slag
Maak met de gekozen leverancier een plan van aanpak omtrent de implementatie. Wanneer hieruit geen barrières blijken, kunt u een definitieve keuze maken. Indien de formaliteiten zijn afgerond, organiseert u een ‘kick-off’ voor alle medewerkers en overige betrokkenen. Hierin wordt de noodzaak van de keuze voor een nieuw systeem verder toegelicht en hebben de medewerkers de ruimte om vragen te stellen.

Tijdens de implementatiefase moeten de key-users de kartrekkers van het traject zijn en moeten zij de andere medewerkers meenemen in hun enthousiasme. Om medewerkers niet terug te laten vallen in de oude werkwijzen is het van belang om de consultants van de leverancier veelvuldig op locatie aanwezig te laten zijn.

Een grote valkuil bij dergelijke trajecten is dat men vaak te snel grote stappen wil zetten. Het is goed om ambities te hebben, maar in de praktijk zien we vaak dat bedrijven zoeken naar een oplossing die ‘alles kan’ terwijl ze verder nog nauwelijks geautomatiseerd zijn. Kies dus wel voor een systeem met groeimogelijkheden, maar denk in haalbare stappen vooruit!

Neem contact met ons op

Het begint met een goed advies!

Heeft u vragen over ICT? Ik help u graag verder!

arrow right small Bezoek ons

De nieuwsbrief ontvangen?

Meld u dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijft op de hoogte van het ICT-nieuws!

{{ errors.first("field_24") }}
{{ errors.first("field_25") }}
{{ errors.first("privacy") }}
Connections