ZorgBoerderij Eben-Haëzer werkt efficiënt met Office365

ZorgBoerderij Eben-Haëzer werkt heel actief met Office 365. Dat is in gang gezet door mede-eigenaar Jasper Meerkerk, iemand die van vernieuwing, gebruiksgemak en efficiëntie houdt. Al langer geïnteresseerd in Office 365 zag hij in de software vele mogelijkheden voor het verbeteren van bedrijfsprocessen. In het begin kwam dat allemaal nog niet zo uit de verf, maar inmiddels is de meerwaarde dubbel en dwars bewezen.

“Het omslagpunt kwam na een gesprek op het kantoor van Microsoft Nederland op Schiphol. Ik las veel over Office 365, maar liep in de praktijk tegen beperkingen aan. Daar wilde ik eens met een echte expert over praten. De medewerker van Microsoft Nederland was behulpzaam, maar raadde mij ook aan om contact te zoeken met Aspect ICT. Als Office 365-specialist op een steenworp afstand konden zij wellicht iets voor mij betekenen.”

Meerkerk volgde het advies op en werd niet teleurgesteld. “Ik weet best veel van Office 365 en vind het een uitdaging om er zo efficiënt mogelijk mee te werken binnen ZorgBoederij Eben-Haëzer. Maar Aspect ICT heeft nóg meer kennis in huis. Dat merkte ik bij de eerste kennismaking meteen. We gingen de diepte in over de materie, men begreep mijn wensen en vragen en droeg daar ideeën en oplossingen voor aan. 

Van Windows 10 weet ik bijvoorbeeld minder dan van Office 365. Ik zou het zelf allemaal wel uit kunnen pluizen, maar wanneer ik kan kiezen tussen anderhalf uur bezig zijn met uitzoekwerk of een belletje van een kwartier met Aspect ICT met hetzelfde resultaat, dan kies ik voor het laatste. Maar omdat Office 365 toevallig mijn hobby is, ben ik vast niet de klant die de meeste contactmomenten met het bedrijf heeft. Dat hoeft ook niet. Want áls ik een vraag heb, kan ik altijd op ze rekenen. Daar gaat het om.”

Doordat Jasper zelf veel interesse had in Office365, was de hulp bij het implementeren van Office365 niet nodig. "Aan de uitvoerende kant heb ik niet overal hulp bij nodig. Gebruikers toevoegen, dat lukt prima zelf. De grote lijnen snap ik prima. Maar de systemen die erachter zitten kan ik niet altijd doorgronden. Dat is wanneer ik een beroep doe op Aspect ICT. Zij bewijzen dan altijd hun waarde. Of het nu gaat om documentsynchronisatie via OneDrive of bepaalde updates: één belletje is genoeg om een accurate reactie te krijgen." aldus Jasper. 

Hoe belangrijk is Office 365 binnen de bedrijfsvoering van ZorgBoerderij Eben-Haëzer inmiddels? “Zo belangrijk dat het niet meer is weg te denken. Alles kost minder tijd. Met het roosterprogramma StaffHub maak ik in 15 minuten een planning van 6 weken voor alle medewerkers. Voorheen duurde dat 2 uur. Iedere medewerker heeft met zijn telefoon van de zaak ook toegang tot die gegevens. Is er een wijziging? Dan is dat meteen inzichtelijk.

Met OneNote doen we ook veel. Denk dan bijvoorbeeld aan verslaglegging of kleine klusjes voor cliënten. Office 365 is een geweldige aanvulling op ons zorgmanagementprogramma. Bovendien is de beveiliging goed. Ben ik mijn telefoon kwijt? Dan laat ik dat weten aan Aspect ICT en zorgen zij voor (tijdelijke) blokkering van het toestel.”

Meerkerk verwacht in de toekomst zelfs nog meer uit Office 365 te kunnen halen(!)
“Er zijn nog wel een paar programma’s waar ik mij goed in wil verdiepen. Het blijft interessante materie. Ik verwacht dat device onafhankelijk werken echt de toekomst is. De integratie tussen verschillende programma’s en bijvoorbeeld smartphones kan nog beter. Een Word-bestandje bijwerken op je telefoon doe je nu niet zo snel. Daar is het toch nog te veel gepriegel voor. Dat zal vast gaan veranderen. Ook liggen er nog interessante uitdagingen rondom informatiedeling. Altijd en overal werkgerelateerde zaken binnen handbereik betekent ook dat grenzen tussen werk en privé vervagen. Instellen op je device dat je tussen 18.00 uur en 8.30 uur niet gestoord wil worden, is bijvoorbeeld een middel om daar goed mee om te gaan.”