Staton Bouw content met uitrol nieuw projectportaal

Efficiënter werken was nodig met de huidige omvang van het team.
Connections
De meerwaarde werd meteen duidelijk. Alle actuele informatie is op elk moment centraal beschikbaar en het is mogelijk om met meerdere medewerkers tegelijkertijd in een bestand te werken. Kees Hoogendoorn jr., directeur bij Staton
Staton Bouw content met uitrol nieuw projectportaal
Staton Bouw content met de uitrol van het projectportaal.

Probleem

Met een klein team was de minimale toepassing van ICT al genoed. Nadat het bedrijf snel groeide bleek er meer aandacht voor ICT nodig te zijn. Er werd langs elkaar gewerkt. Dat was de doorslag om het roer om te gooien 

Oplossing

Door middel van Sharepoint is een projectportaal ingericht, waarin alle medewerkers bestanden kunnen inzien, bewerken en delen. Doorhier werken alle medewerkers in de laatste versie van een bestand, staat alles centraal op de slagen en zijn de medewerkers niet meer locatiegebonden.  

Wat heb je nodig


21x Office 365 Enterprise E3
Consultancy

Connections

01

Uitbreiding was noodzakelijk

Staton Bouw is opgericht in 2008. Toen werd er met een klein team gewerkt, maar inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot een middelgrote bouwpartij. Kees Hoogendoorn junior, verantwoordelijk voor verkoop en marketing, vertelt graag over het traject en de behaalde resultaten. "Bij de groei hoorde een verdiepingsslag op ICT-gebied. We beschikten voorheen niet over de meest geavanceerde systemen, maar in de beginperiode ontbrak die behoefte ook. Als kleine organisatie was het allemaal prima behapbaar.” Maar met de groei kwam ook meer ongemak qua ICT. “De informatie-uitwisseling tussen medewerkers binnen en buiten verliep niet optimaal. Het systeem dat wij intern gebruikten, was omslachtig. Via de mail werden intern bijvoorbeeld bouwtekeningen verstuurd. Daar worden continu wijzigingen in aangebracht. Omdat er geen centraal portaal was, zorgde dit echter met enige regelmaat voor verwarring. De ene medewerker kon nog werken in een oude versie, terwijl een ander bezig was in de meest recente versie.”

Snel gehandeld
Het was daarom de hoogste tijd voor verandering. Bij twee aanbieders werd begin 2017 een pilot gestart. Bij Aspect | ICT werd aangeklopt voor een projectportaal op basis van Microsoft SharePoint. “Zij waren al jaren tot volle tevredenheid verantwoordelijk voor ons complete netwerkbeheer, dus vanzelfsprekend legden wij Aspect ICT ook onze vraag naar een efficiënt, intern projectportaal voor.

02

Een projectportaal was de oplossing

De ontwikkeling verliep snel. Binnen enkele weken liepen er al drie projecten via het portaal. De meerwaarde werd meteen duidelijk. Alle actuele informatie is op elk moment centraal beschikbaar en het is mogelijk om met meerdere medewerkers tegelijkertijd in een bestand te werken. Extra handelingen zijn komen te vervallen en daarmee is meteen de foutgevoeligheid afgenomen. Momenteel draaien er al 10 projecten op het projectportaal. De gebruikers zijn enthousiast. De gemiddelde leeftijd binnen Staton Bouw ligt niet heel hoog, dat was bij de implementatie wel een voordeel. Jongeren pakken veranderingen over het algemeen immers toch een stuk sneller op.”


03

Training en vragenuurtje

Kees was veel tevreden over de samenwerking. "Alle medewerkers hebben een training gehad over het nieuwe projectportaal. Een medewerker van Aspect ICT zorgde daarbij voor een duidelijke uitleg. Toen het systeem een paar maanden in gebruik was, hebben we nog een keer een vragenuurtje georganiseerd. Wederom was daar iemand van Aspect ICT bij aanwezig voor duiding en het aanreiken van oplossingen. Heel fijn dat er voor het natraject ook zoveel aandacht was. Daardoor beschikken wij nu over medewerkers die precies weten hoe ze het nieuwe projectportaal optimaal kunnen benutten.”

Deze collega's hebben vol enthousiasme hun bijdrage geleverd aan dit project

WILLIAM EGAS
WILLIAM EGAS
Microsoft365 Consultant
Connections