Waardlanden zonder problemen verder met Office365

Connections
Aspect ICT is niet zo eigenwijs om te denken dat ze alles kunnen. Gert Prins, hoofd bedrijfsbureau en plaatsvervangend directeur bij Waardlanden
Waardlanden zonder problemen verder met Office365
Waardlanden zonder problemen aan het werk met Office365

Probleem

Waardlanden mocht van Microsoft geen gebruik meer maken van het systeem en de licenties van de gemeente Gorinchem.

Oplossing

Levering van een nieuwe server en migratie naar een eigen ICT-omgeving.

Wat heb je nodig


Virtuele servers
Office 365 licensies
Samenwerking met derde partijen

Connections

01

Kijken naar de mogelijkheden

Waardlanden is de reinigingsdienst voor de gemeenten Giessenlanden, Gorinchem, Leerdam, Hardinxveld-Giessendam, Molenwaard en Zederik. De organisatie maakte naar tevredenheid gebruik van het systeem en de Microsoft-licenties van de gemeente Gorinchem. “Op een bepaald moment controleerde Microsoft de licenties en bleek dat wij niet voldeden aan de eisen om deze van de gemeente af te nemen op basis van aandelenverhouding,” legt Gert Prins, hoofd bedrijfsbureau en plaatsvervangend directeur, uit. “Er kwam een gedoogperiode van 2 maanden. Het was dus zaak om snel een oplossing te vinden. Heel even dachten we dat het misschien een goed idee zou zijn om alles los te koppelen en de gemeente ons beheer te laten doen. Maar dan leken we ineens een commerciële partij, en dat paste niet. Bovendien zou het niets meer zijn dan een noodoplossing.” Daarom legde Waardlanden contact met Aspect ICT en een andere partij. “De hardware bleef staan, met uitzondering van de servers. Het ging ons dus met name om het overnemen van de ICT-omgeving. Aspect ICT kwam met een gedegen plan. Heel gedetailleerd en na goed vooronderzoek.”

02

Snel naar de oplossing

De keuze om met Aspect ICT in zee te gaan, was daarom niet moeilijk. “Aan elke functionaliteit hangt een prijskaartje, maar wanneer een partij zo goed voor de dag komt ben je veel eerder geneigd zo’n grote investering te doen. De snelheid waarmee zij konden leveren was daarnaast ook een grote pré. Uiteindelijk leverde Aspect ICT een nieuwe server met daarop drie virtuele servers en is de migratie in nauwe samenwerking met de systeembeheerders van de gemeente Gorinchem uitgevoerd. Systeem voor systeem, connectie voor connectie is de live-gang vervolgens uitgevoerd. Outlook implementeren naar de nieuwe omgeving was het meeste werk, maar onder supervisie van Aspect ICT is alles uitstekend verlopen. Er is nooit een bedrijfsproces in gevaar gekomen. Als we de migratie in het weekend hadden gedaan, denk ik dat onze medewerkers er op maandagochtend zelfs niets van hadden gemerkt. Zo soepel verliep het.”

Prins prijst Aspect ICT daarnaast om de goede nazorg en een andere kwaliteit: het kennen van de eigen kwaliteiten, maar ook van de beperkingen. “Als ze zelf de kennis niet hebben, schromen ze niet om contact op te nemen met een externe partij die daar wel over beschikt. Om een voorbeeld te geven: onze belangrijkste applicatie, AfvalRIS, maakt gebruik van een Oracle database. Aspect ICT weet weinig van Oracle, dus daarom hebben zij er een andere partij bij betrokken. Dat werkte prima. Het was meteen van: ‘Gert, heb jij contactpersonen die expertise hebben op dit gebied? Dan bellen we die graag even.’ Die eerlijkheid is alleen maar fijn. Liever op deze manier, dan zo eigenwijs zijn om te denken dat je alles kan en vervolgens voor vertraging in een proces zorgen.”

03

Op naar continuïteit

Gelukkig weet Aspect ICT veel andere dingen wel. “Periodiek komt er iemand langs voor het beantwoorden van vragen van eindgebruikers en ze zijn er ook voor het uitvoeren van updates. Het beheer op afstand loopt eveneens super. We werden door Microsoft ineens opgezadeld met een acuut probleem, maar ik ben achteraf blij dat het allemaal zo gelopen is. We zijn zelfs zo tevreden, dat we de komende jaren ook het voornemen hebben om onze hardware door Aspect ICT te laten vervangen.”

Deze collega's hebben vol enthousiasme hun bijdrage geleverd aan dit project

HANNO DEN OTTELANDER
Teamleider Verkoop
WILBERT MOEN
WILBERT MOEN
Engineer
Connections