Scylla vooruit met eigen intranet 'The Stream'

Binnen Scylla was men ervan overtuigd dat er nog een optimalisatie mogelijk was op het gebied van ICT en interne communicatie. Medewerkers werkten afzonderlijk in hun eigen Excel-sheets, die vanuit Outlook naar collega’s werden gemaild en versnipperd in verschillende mappen terechtkwamen. Dit kon beter. De noodzaak om overzichtelijker en transparanter met data om te gaan, lag er dus zeker. Bij Scylla waren ze er zelf al snel achter dat een intranet de oplossing voor hun probleem zou zijn. Voorkeur ging uit naar SharePoint Online als basis voor het intranet, omdat Microsoft hier sterk in investeert, het schaalbaar is en het apparaat onafhankelijk te benaderen is.

Om dit te ontwikkelen, was expertise van buitenaf nodig. De keuze viel op Aspect ICT, een partij die Scylla door de jaren heen als vakkundige, meedenkende partner had leren kennen. “En dat was precies wat we nu ook nodig hadden. Er moest een intranet komen, waarbij functionaliteit op nummer één stond. We hadden een gebruiksvriendelijke omgeving voor ogen. Simpel en overzichtelijk, waarbij een gebruiker in maximaal vijf stappen het proces doorloopt. De toegevoegde waarde van Aspect ICT hierbij was groot. Naast kennis van zaken dachten ze namelijk ook sterk mee over de mappenstructuur en de indeling van de pagina’s. Er zijn nuttige dingen toegevoegd die wij niet hadden kunnen verzinnen.” Gaf Dennis Stadt, HR-consultant bij Scylla, aan.

Binnen The Stream is informatie omtrent de 31 schepen van Scylla nu bijvoorbeeld heel makkelijk in real time in te zien of toe te voegen. Allerlei relevante zaken, onder andere over aanlegplaatsen en diensten aan de kade, zijn nu voor medewerkers inzichtelijk. “Het mooie van The Stream is dat het geen kant-en-klaar product is. Om het project in goede banen te leiden, zijn per onderdeel binnen het bedrijf key-users benoemd.”, aldus Stadt. Door de intensieve samenwerking met de belanghebbenden kon de The Stream snel in gebruik worden genomen. Het staat als een huis. Om de interne communicatie en projecten rondom bijvoorbeeld nieuwbouw van schepen te optimaliseren zal verder gekeken worden naar de mogelijkheden die Office 365 Teams biedt. “Gedurende de ontwikkeling hebben beide partijen heel bewust de tijd genomen om een product neer te zetten dat af is. Daarom zijn er vanuit de gebruikerskant nu weinig vragen. Fijn om met zo’n partij zaken te doen.” Vertelt Dennis.