Kraamzorg de Waarden van losse portalen naar één overzichtelijke werkplek

Kraamzorg de Waarden is actief in een groot deel van Nederland en maakt op jaarbasis zo’n 13.000 tot 14.000 bevallingen mee. Tijdens zwangerschap, bevalling en kraamtijd staat de optimale zorg voor moeder en kind voorop. Binnen de 24-uursorganisatie neemt ICT een belangrijke rol in. Sinds de ontwikkeling van ‘Mijn Kraamzorg’, een digitale werkplek voor alle medewerkers, verlopen processen een stuk soepeler. Jan de Lange, verantwoordelijk voor het systeembeheer, vertelt over de samenwerking met Aspect ICT.

“Bij Kraamzorg de Waarden werken zo’n 900 mensen. Daarvan zitten er ongeveer 100 op kantoor en is de rest als kraamverzorgende werkzaam 'vanuit huis'. Die laatste groep had lange tijd geen toegang tot een eenduidig systeem. De situatie was complex: voor het bestellen van een uniform bestond een portaal, voor het downloaden van de salarisstrook was inloggen in een ander portaal nodig en om bij cliëntgegevens te komen was óók een afzonderlijk portaal in het leven geroepen. Medewerkers raakten het spoor bijster. Wachtwoorden voor portalen werden bijvoorbeeld vergeten of door elkaar gehaald, waardoor er ongemakken ontstonden. Dat kon zo niet langer. Wij wisten dat we een centrale inlogomgeving in de vorm van intranet wensten, maar weinig over de mogelijkheden om dit in de voor ons perfecte vorm te realiseren. Omdat wij al jaren klant zijn bij Aspect ICT, was het een logische stap om over onze wensen te gaan praten. Zij deden de suggestie voor Microsoft SharePoint Online.”

Jan de Lange vervolgt: “Aspect ICT adviseerde kundig, van vormgeving tot aan de opzet. Wij dachten bijvoorbeeld in eerste instantie dat het goed zou zijn om de styling van het intranet overeen te laten komen met onze website. Dat kon wel, maar Aspect ICT adviseerde ons om meer bij de originele uitstraling van SharePoint Online te blijven. Daardoor konden we beter meegaan met updates. In de praktijk blijkt dit ook zo te zijn, dus we zijn blij met dat advies.”

“De ontwikkeling verliep na afronding van het voortraject eigenlijk heel soepel. De SharePoint-omgeving ‘Mijn Kraamzorg’ werd gerealiseerd. Alle relevante applicaties hangen daaraan vast. Nieuws, informatie, planning, personeelsdossiers, het kwaliteitsmanagementsysteem, digitale formulieren, een eigen mailbox: noem maar op. Het onthouden van al die verschillende gebruikersnamen en wachtwoorden behoorde hiermee in een klap tot te verleden. Tot vreugde van onze medewerkers.

Medewerkers ook met de nieuwe situatie. “In het kader van de adoptie is destijds op diverse plekken in het land per 200 medewerkers een workshop gegeven over het gebruik van ‘Mijn Kraamzorg’. Er werken best wat oudere dames bij ons als kraamverzorgende. Die zijn soms wat huiverig voor digitale veranderingen. Maar het is zo overzichtelijk en duidelijk, dat iedereen ermee overweg kan. 

Mochten er vragen zijn, dan kunnen we altijd bij Aspect ICT terecht voor het antwoord. Eens in de 14 dagen wordt SharePoint Online bij ons bijgewerkt door een medewerker van Aspect ICT. Door de jaren heen zijn er natuurlijk ook verschillende uitbreidingen geweest qua mogelijkheden. Zonder omwegen professioneel handelen en snappen wat de klant nodig heeft: zo hebben wij Aspect ICT leren kennen.”