Atis behaalt een flinke verbeterslag met Exact ERP en CRM

Geen enkel bedrijf kan zonder een moderne ICT-omgeving. Ook Atis International niet. Het bedrijf, gespecialiseerd in thermische en akoestische isolatie, besloot onlangs een flinke stap vooruit te zetten. Met het AS/400-systeem waren vele medewerkers vergroeid, maar dit bood simpelweg niet de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid van een ERP-systeem anno 2019. Met behulp van Aspect ICT werd een overstap naar Exact gerealiseerd.

“Ons oude systeem werd niet verder doorontwikkeld en was verouderd. Een overstap naar andere software was daarom een no-brainer,” legt operations manager Jaap Veenstra uit. “De output was niet geweldig. Na een inventarisatie bleek al snel dat Exact een goede vervolgstap zou zijn om te implementeren binnen onze productie-omgeving. Daarbij is ook meteen gekozen voor vervanging van de CRM applicaties. Toen die knopen waren doorgehakt, gingen we op zoek naar een leverancier. Lang duurde die zoektocht niet, want Aspect ICT beheerde bij ons de hardware al. Naar volledige tevredenheid, dus hadden ze de beste papieren om deze opdracht binnen te halen. Het meedenken met belangrijke bedrijfsprocessen, van voorraadbeheer tot aan rapportages, zorgden meteen voor een meerwaarde.”

Vervolgens was het tijd voor de ontwikkeling. “Het traject is in januari van start gegaan, met het aanvankelijke streven om op 1 juni ‘live’ te gaan. Gedurende het traject bleek dat helaas niet haalbaar, vanwege de hoeveelheid aan data die overgezet diende te worden. Zelfs met vereende kracht van het gehele team was een maandje uitstel onvermijdelijk. Maar daar is goed over gecommuniceerd. Het gaf ons tevens voldoende tijd om alle lagen van het bedrijf kennis te laten maken met de ‘basics’ van Exact. Het oefenen in een proefomgeving zorgde ervoor dat diverse hick-ups al in het voorstadium werden geëlimineerd. Het maakte het daadwerkelijke moment van de implementatie een stuk minder spannend. Ook omdat twee medewerkers van Aspect ICT de eerste twee weken continu aanwezig waren om de inrichting van Exact te optimaliseren. Onder meer door het gebruik van BPM om achtergrondprocessen te automatiseren en Synergy als CRM applicatie. Wij zijn er heel tevreden over. Dankzij de nieuwe situatie is zowel de in- als output verbeterd. Het geeft een veel betere doorkijk richting de toekomst.”

Veenstra ziet nog veel meer mogelijkheden. “Het eerste jaar is een kwestie van warmdraaien. Het gebruiksgemak en de analysemogelijkheden zijn enorm toegenomen. Dat is al pure winst. Ook qua productie en planning vallen er nog zaken te optimaliseren. Met nog minder handelingen meer overzicht en resultaat: dat is het ultieme doel. Daar houden we zeker contact over met Aspect ICT. Eens per maand is er een medewerker van Aspect ICT bij ons voor een stukje beheer. Ons personeel verzamelt vragen en opmerkingen. Wat acuut is, zetten we meteen uit. Maar wat niet dringend is, wordt op zulke momenten voorgelegd en opgelost. Wat mij betreft is een samenwerking ontstaan zoals die hoort te zijn.”