Handmatig werk is bij JB Hydraulics vervangen door een app!

Bij JB Hydraulics werken ze graag op een pragmatische manier. Ook als het gaat om ICT staat efficiëntie centraal. “We zijn altijd bezig met het bedenken van manieren om zo min mogelijk mensen zo veel mogelijk werk te kunnen laten uitvoeren. Door technologische innovaties is dat een voortdurend proces. Aspect ICT denkt daarin actief met ons mee,” weet Marijn Mudde. Hij is als junior accountmanager verbonden aan de groothandel in hydrauliek componenten.

“Wij proberen onze organisatie aan te passen aan de behoeften van onze klanten. In onze branche ging het er soms nog best traditioneel aan toe. Dan ontvingen we handgeschreven briefjes met voorraadaantallen en bestellingen, die handmatig door ons kantoorpersoneel werden overgetikt. Niet het meest leuke of uitdagende werk natuurlijk, aan beide kanten niet. De tijd die het kost, kan veel beter worden benut. Vernieuwing komt vaak voort uit irritaties, ook op dit gebied. We werken al geruime tijd met Unit4 Multivers, wat door Aspect ICT wordt geoptimaliseerd. Het was dus een kleine stap om ze te vragen mee te denken over een alternatief voor dit issue, zodat het voor onze klanten ook allemaal makkelijker en sneller zou gaan.”

Het zogeheten ‘Two bin systeem’ moest op de schop, zoveel was duidelijk. “Hoe het precies werkte? Bij relaties stonden er in het magazijn bij elk artikel twee bakjes achter elkaar. Was het voorste bakje leeg, dan werd het weggehaald om aan te vullen. Zo bleef er altijd een vol bakje in het schap staan en zag onze vertegenwoordiger de benodigde hoeveelheid om aan te vullen. Het werkte wel, maar erg omslachtig. Met een kladblok door een magazijn lopen, soms wel bij 40 bakken aantekeningen maken, dit doorzetten naar kantoor om handmatig in Unit4 Multivers de orders in te voeren is niet bepaald het toppunt van automatisering. Bovendien ook foutgevoelig, zowel vanwege het tellen als het ontcijferen van het handschrift van vertegenwoordigers door de mensen op kantoor,” aldus Marijn. 

Met Aspect ICT ontstond al snel het idee om een app te ontwikkelen. “Bij 12 klanten zijn alle bakjes inmiddels voorzien van een QR-code. In deze QR code is het aantal te bestellen artikelen opgenomen. Na het scannen wordt een order direct Unit4 Multivers ingeschoten. Onze relaties kunnen nu zelf met hun telefoon of met een professionele handscanner de bakjes scannen. Relaties reageren er goed op, het werkt eenvoudig en snel.”

Tijdens de testfase was de meerwaarde van Aspect ICT groot. “In het begin hebben we nog extra functionaliteiten toegevoegd. Zo werd onder meer een geluidje toegevoegd op het moment dat een bak wordt gescand. Ook ontvangen klanten nu via de mail direct een overzicht van wat ze hebben gescand wat er wordt geleverd. Zo weten we aan beide kanten dat alles goed is doorgekomen. De ontwikkeling van de app is het geld nu al dubbel en dwars waard. Het loopt zo goed, dat er op dit gebied nu eigenlijk geen vragen meer zijn aan Aspect ICT.”

JB Hydraulics heeft plannen om de de huidige app verder uit te breiden, of om nog meer apps te (laten) toe te voegen. Te denken valt dan aan het digitaal accorderen van leveringen. Het tellen van de voorraad kan ook in de toekomst via dit platform, want met 16.000 artikelen zou dat ook nog een flinke verbeterslag kunnen opleveren.