Twee platformen geïntegreerd bij CE Delft

middels SharePoint Online
Connections
ICT speelt een enorm belangrijke rol. Het is een essentiële voorwaarde om onze onderzoeken goed uit te kunnen voeren. Leonard Hoogerdijk, hoofd ICT en controller bij CE Delft
Twee platformen geïntegreerd bij CE Delft

Probleem

interne informatie stond verspreid op twee plekken

Oplossing

SharePoint op in eigen beheer inruilen voor SharePoint Online

Wat heb je nodig

SharePoint Online 
Consultancy

Connections

01

Veel vragen

CE Delft is een onafhankelijk onderzoeks- en adviesbureau, toonaangevend op het gebied van energie, transport en grondstoffen. Met economische, technische en beleidsmatige expertise helpen ze overheden, NGO’s en bedrijven structurele veranderingen te realiseren. De beschikking hebben over een goede, veilige, gedegen ICT-omgeving is voor de organisatie een must. Waar het intranet eerst lokaal draaide op een server, gaat dat nu via SharePoint Online.

Word, Excel, SimaPro, SPSS, aanverwante applicaties: voor de medewerkers van CE Delft is het dagelijkse kost. “ICT speelt een enorm belangrijke rol. Het is een essentiële voorwaarde om onze onderzoeken goed uit te kunnen voeren,” zegt Leonard Hoogerdijk. Hij is als hoofd ICT en controller aan CE Delft verbonden. “Enkele jaren geleden zijn wij begonnen met een documentbeheersysteem, met het idee daar op den duur intranet mee te integreren. Dat lukte door omstandigheden niet, waardoor onze interne informatie verspreid stond op twee platformen: CE Zicht en CE Projecten. Verre van efficiënt omdat de interne informatie over twee platformen verspreid stond. Daarnaast konden we het DMS-systeem slecht aanpassen aan onze wensen.”

Met de wens om dit anders in te richten, ging CE Delft op zoek naar een partner met expertise op het gebied van DMS-systemen. “Daarbij kwamen we uit bij Aspect ICT. Tijdens het eerste gesprek hebben we uitgelegd dat ons DMS-systeem een soort ‘black box’ is, vol met waardevolle informatie. Maar als die bak vol zit met fiscale, financiële, contractuele en inhoudelijke documenten, brengt dat ook uitdagingen met zich mee. Want als een externe partij erbij wil voor bijvoorbeeld een controle moet dit natuurlijk mogelijk zijn, maar diegene heeft niets te maken met de inhoudelijke kant. Daar hadden we veel vragen over: hoe kunnen systemen dat gescheiden houden? Welk scenario past het beste bij de groei die we als organisatie meemaken? Gaan we voor een standaard optie of laten we iets op maat bouwen? Hoe richten we in dat medewerkers ongeacht device of werkplek overal en altijd in documenten kunnen? Wij zijn geen uitvinder van nieuwe systemen, en wensten een stap voor stap aanpak.

02

Kleine stapjes

De eerste stap was het samenvoegen van de interne informatie van CE Zicht en CE Projecten tot CE Intern, volledig in de cloud. Aspect ICT snapte dat. Hun meerwaarde zat in de kennis en het meedenken. Medio juni is het project gestart, en op 8 oktober was de oplevering. Voor ons een perfecte tijdspanne. Mede vanwege de efficiëntie van Aspect ICT zijn we nagenoeg binnen het budget gebleven.”

03

Nazorgcontract

In de praktijk bevalt SharePoint Online goed. “Ik hoor weinig klachten van eindgebruikers. Het scheelt waarschijnlijk dat we al gewend waren aan SharePoint en de achterliggende techniek én dat bij CE Delft met name academici en hbo’ers werken. Ze zijn hoogopgeleid, en vogelen veel zelf uit. Toch houdt Aspect ICT nog vinger aan de pols. Daarmee kunnen we alles finetunen. Omdat medewerkers vaak ook veel lezen, zonder mutaties, duurt het even voordat eventuele bugs hierin aan het licht komen."

Onze volgende stap is het aanpakken van het grote DMS-systeem. Daar is nu een projectgroep voor in het leven geroepen. Hier zou Aspect ICT ook een rol in kunnen spelen. De recente samenwerking is uitstekend bevallen, daar ligt het niet aan.”

Deze collega's hebben vol enthousiasme hun bijdrage geleverd aan dit project

MARIUS HAKKESTEEGT
MARIUS HAKKESTEEGT
Bedrijfsadviseur
WILLIAM EGAS
WILLIAM EGAS
Microsoft365 Consultant
Connections