Dalemburgh werkt volledig in de cloud op basis van Microsoft Office365

Dalemburgh Advies & Inspecties is gespecialiseerd in het uitvoeren van bouwkundige en technische inspecties en draait haar hand ook niet om voor analyses en adviezen. Ziekenhuizen, musea, banken, politiebureaus: het werk wordt uitgevoerd in en om de meest uiteenlopende gebouwen. Daar komt flink wat data aan te pas. Alleen al vanwege het maken en opslaan van de vele foto’s op locatie, soms wel 500 per dag. Tot voor kort waren de procedures omslachtig en tijdrovend, maar daar is met de inzet van Microsoft Office 365 onlangs verandering in gekomen.

Directeur-eigenaar Kees Smit merkte dat de organisatie, op ICT-gebied wel een boost kon gebruiken. “Tot voor kort werkte het zo dat alle data op een lokale server stond, die niet van afstand te bereiken was. Dat betekende dat inspecteurs een rapportage, inclusief de vele foto’s, eerst op hun eigen harde schijf plaatsten en vervolgens naar mij doorstuurden. Vanaf kantoor zette ik het vervolgens op de server. Niet optimaal, want het verzamelen van dubbele data lag altijd op de loer. Vanwege de tussenstap lag het risico op het maken van fouten wat hoger. Ook kostte het extra tijd. Daarom ontstond zo’n anderhalf jaar geleden al de gedachte om de processen te veranderen.”

Op dat moment klopte Smit bij Aspect ICT aan. “Er werd een plan van aanpak ontwikkeld. Risico’s verkleinen, een betere back-up, plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen werken en beschikken over data in real-time: dat waren belangrijke criteria. We voeren klussen uit waar bedragen mee zijn gemoeid van soms wel 100.000 euro of meer. Raak je je data kwijt? Dan heb je een serieus probleem. Dan kan je wel een back-up hebben draaien en de harde schijf regelmatig vervangen, maar het is nooit zo veilig als de cloud. Met Aspect ICT hebben we nagedacht over wat voor ons het fijnste zou werken. Uiteindelijk kwam daaruit dat we nog deels lokaal blijven werken, maar dat recente projectgegevens online beschikbaar zijn, mensen zelf uren kunnen inboeken in Excel en er via Outlook een centrale, digitale agenda voor de planning is opgezet.

We zijn er op alle fronten op vooruit gegaan. Neem alleen al het onderdeel foto’s: deze worden nu door rapporteurs zelf verkleind in de cloud gezet en gesynchroniseerd. Dat alleen al zorgt voor tijdsbesparing.” Smit is tevreden over de samenwerking met Aspect ICT. “Het traject is uitstekend verlopen. Vanaf de start was er duidelijkheid over de fasering en uitrol. Het stappenplan is helemaal uitgevoerd zoals vooraf bedacht. Aspect ICT had een projectmanagementstructuur als de onze al vaker gezien en ging vanuit die ervaring voortvarend te werk. Snel, pragmatisch, met een luisterend oor, toegankelijk, vakkundig: alle elementen voor een fijne krachtenbundeling waren aanwezig.” 

De eindgebruikers zijn net zo enthousiast over het resultaat. “De nieuwe methode is gebruiksvriendelijk, dus er is eigenlijk geen onduidelijkheid. Na de implementatie hebben we met Aspect ICT afgesproken dat we eventuele vragen verzamelen en deze binnenkort gezamenlijk zullen bespreken. 

Aan meedenken heeft het vanuit hun kant nooit ontbroken. Toen ze zagen dat een van onze laptops wat traag was, werd deze meteen opnieuw ingericht. Ook de andere laptops kregen een onderhoudsbeurt.