Present stapt in recordtijd van 4 weken over naar digitale werkplek

Connections
Het is een flinke prestatie hoe we in korte tijd onze digitale werkplek veiliger en toegankelijker hebben gemaakt. Robert Suvaal, ICT-adviseur bij Present
Present stapt in recordtijd van 4 weken over naar digitale werkplek

Probleem

Er was geen mogelijkheid om gebruik te maken van de actuele ontwikkelingen en de security van het systeem was niet meer goed te waarborgen. 

Oplossing

programma’s waren niet met elk apparaat online te benaderen en er waren updates vereist in de veiligheid van het systeem.

Wat heb je nodig

- Digitale zorgwerkplek
- Microsoft licenties
- Multifactorauthenticatie
- Consultancy
- Training en adoptie

01

Een drietrapsraket

Via de digitale werkplek PIP zijn de meest gebruikte programma’s met één keer inloggen toegankelijk. Daarnaast wil Present dat alle zorgmedewerkers eenvoudig en snel mobiel kunnen werken. Alle documenten en programma’s moeten daarom vanaf elke locatie en apparaat te benaderen zijn. In opdracht van zorgorganisatie Present nam Aspect ICT deze uitdaging aan. Met ondersteuning van twintig ambassadeurs lukte het om de klus in een recordtijd van vier weken te klaren.

“Je zou mogen spreken van een drietrapsraket,” zegt Robert Suvaal, ICT-adviseur binnen zorgorganisatie Present, dat in de regio’s Alblasserwaard en Vijfheerenlanden over vijf eigen locaties beschikt en daarnaast thuiszorg verleent. “In 2019 startte Embrace bij ons met de technische implementatie van een intranetsysteem, vervolgens heeft communicatieadviseur Koen Wemmenhove het ontwikkeld tot de plek voor digitale ontmoetingen binnen de organisatie. We gebruiken het als platform om informatie te delen, mensen te laten samenwerken en als vraagbaak met een snelle responstijd. De laatste fase van het traject betrof een migratie naar een online-server, succesvol uitgevoerd en begeleid door Aspect ICT. Bepaalde applicaties draaiden al in de cloud, maar er stonden ook nog veel zaken in een eigen datacenter. Nu zijn alle bestanden en sommige programma’s online bij Microsoft ondergebracht. Daarmee zitten we in een veilige omgeving, mede dankzij een tweestapsauthenticatie. De medewerkers hoeven nu nog maar één keer bij de digitale werkplek PIP in te loggen om bij alle data en programma’s te kunnen.”

02

Ambassadeurs om de adoptie te versnellen

“Natuurlijk vergt zo’n nieuwe omgeving gewenning,” legt Wemmenhove uit. “Toch zie je dat er de afgelopen maanden steeds meer spontane digitale ontmoetingen ontstaan. Doordat Aspect alle informatie nu ook online beschikbaar heeft gemaakt, wordt deze ontwikkeling versterkt”. Vorige week nog kwam een verpleegkundige met het initiatief om tussen locaties middelen uit te wisselen die tegen de houdbaarheidsdatum aan zaten. Wemmenhove: “Binnen een paar uur tijd waren de medewerkers die hun betrokkenheid toonden samengebracht in een groep op PIP.” Ook in de statistieken ziet Wemmenhove een groei in digitale betrokkenheid: “Ik weet dat collega’s uit de thuiszorg voorafgaand aan hun dienst even via de smartphone hun route checken. Of ze lezen snel het privacybeleid op PIP als ze een foto van een cliënt met familie willen delen en even niet meer weten wat de afspraken zijn.”

Aan Aspect ICT de schone taak om documenten en enkele applicaties toegankelijk te maken voor 600 medewerkers. Wemmenhove: “Al mijn collega’s kregen de opdracht om de app Microsoft Authenticator op zijn of haar telefoon te installeren, in het kader van de tweestapsverificatie. Er lag best een uitdaging, want je vraagt 600 mensen om een app te installeren waarvan het nut niet meteen gezien wordt. Om die reden nodigden wij collega’s uit om een ambassadeursrol te vervullen. Dat leverde een ‘tussenlaag’ op van twintig mensen die vragen in de eerste lijn kunnen beantwoorden, zodat onze medewerkers bij problemen niet altijd direct een beroep hoeven te doen op de helpdesk. Aspect ICT heeft ons in het migratietraject fantastisch ondersteund, met telkens twee makkelijk benaderbare medewerkers op locatie, die snappen tegen welke uitdagingen mijn collega’s aanlopen.” Suvaal: “Al met al vormde het best een operatie. We hebben namelijk ook 150 vaste pc’s vervangen door eenzelfde aantal laptops om het mobiele werken te ondersteunen. Verder heeft Aspect ICT veel taken op de achtergrond verricht, zoals bijvoorbeeld het migreren van het programma dat de toegangscontrole van de gebouwen regelt. Gezien al het werk in korte tijd vind ik het een flinke prestatie hoe we dit samen hebben gedaan.” 

Deze collega's hebben vol enthousiasme hun bijdrage geleverd aan dit project

RIJK PROSMAN
RIJK PROSMAN
ICT & Security Consultant
JOOST LIESHOUT
JOOST LIESHOUT
ICT Engineer
NIELS VAN DER WAL
NIELS VAN DER WAL
ICT Engineer
KEES VAN DER STELT
Partner/Teamleider
Connections