Ontwikkeling klantportaal met gestructureerde indeling voor Administratiekantoor Postco

Connections
Goed luisteren, echt meedenken, kijken naar wat de klant wil; dat werkt prettig. Louis Post, directeur bij Postco Administratiekantoor
Ontwikkeling klantportaal met gestructureerde indeling voor Administratiekantoor Postco

Probleem

Een kastenwand vol mappen, heel veel scanwerk en mailverkeer. 

Oplossing

Een klantportaal met gestructureerde en overzichtelijke opzet waarin klanten hun documenten kunnen benaderen

Wat heb je nodig

- Consultancy op maat
- Ontwikkeling op maat
- SharePoint
- Projectbegeleiding

Connections

01

Digitale kastenwand vol mappen

Met ruim 200 klanten in verschillende sectoren dient Administratiekantoor Postco een omvangrijke, continu groeiende hoeveelheid documenten te bewaren. Dat gebeurt sinds het voorjaar van 2021 in een klantportaal. Via een inlogcode kunnen klanten hier zelf bestanden inzien, uploaden en digitaal ondertekenen. Dat scheelt veel fysieke opslagcapaciteit en handelingen, bovendien worden zaken inzichtelijker en overzichtelijker.


“In het verleden hadden we vooral klanten in de scheep- en binnenvaart en autorijscholen in onze portefeuille,” vertelt Melanie, intern verantwoordelijk voor het klantportaal. “Later is dat uitgebreid met onder meer kappers, consultancy, horeca, detailhandel en onderhoudsbedrijven; voor het overgrote deel eenmanszaken en vof’s. Dat leverde een kastenwand vol mappen op, plus heel veel scanwerk en mailverkeer. In de afgelopen jaren hebben we er een discipline van gemaakt om alle documenten te digitaliseren en als volgende stap wilden we ze onderbrengen in één overzichtelijk systeem, met toegang voor de klanten via een inlogcode. Zij kunnen nu vanaf elke locatie - ook thuis - hun bestanden bekijken, nieuwe documenten toevoegen en digitaal een handtekening zetten. Dat laatste schoot er in het verleden nog weleens bij in, terwijl de Belastingdienst het formeel verplicht stelt. Nu zitten we op een score van ruim 99 procent.”

02

Nieuwsberichten

Het klantportaal, geschetst door Melanie en gebruiksvriendelijk ingericht door Aspect ICT, kenmerkt zich door een gestructureerde en overzichtelijke opzet. “Van alle bedrijven bewaren we in dit systeem de jaarcijfers, aanslagen, loonstroken en vele andere documenten, gerangschikt per jaar en per categorie. Per klant is er ook een algemene map met bijvoorbeeld een uittreksel van de Kamer van Koophandel, machtigingen, UBO- en TVL-aanvragen. Verder valt online heel makkelijk een afspraak te maken en sturen we proactief nieuwsberichten rond. Die spitsen we op de klant toe, want uiteraard heeft niet elk bedrijf behoefte aan dezelfde informatie. Neem een herinnering voor het aangeven van omzetbelasting: de ene ondernemer doet dat maandelijks, de andere per kwartaal. Daarnaast sturen we via e-mail een melding als er nieuwe documenten in het systeem klaarstaan.”

03

Begeleiden

In de praktijk blijkt het klantportaal van Administratiekantoor Postco uitstekend te werken, al moeten sommige klanten er volgens Melanie aan wennen. “Er zijn natuurlijk dingen veranderd. Uiteindelijk wordt het er voor iedereen makkelijker op, alleen moeten we daar bepaalde ondernemers en medewerkers wel naartoe begeleiden. Het gebeurt dat ze vragen stellen waarop ze het antwoord in het systeem kunnen terugvinden. Dan verwijzen wij ze daarnaar, waarmee we ze stapje voor stapje helpen om zich de nieuwe structuur eigen te maken. We hebben bovendien een heel eenvoudige handleiding samengesteld en een chatfunctie ingericht.” Het door Aspect ICT gebouwde portaal binnen een SharePoint-omgeving genoot de voorkeur boven bestaande, universele applicaties. “We wilden niet een Google-achtig zoeksysteem, maar een gestructureerde indeling, waarin de gebruikers heel makkelijk informatie terugvinden. Daarin zijn de ervaringen meegenomen van vijf klanten met wie we een jaar lang een pilot gedraaid hebben. Aspect ICT bleek voor ons een geschikte partner om ons online-portaal vorm te geven, zeker door de rol van Marius Hakkesteegt als schakel tussen de techneuten en ons. Goed luisteren, echt meedenken, kijken naar wat de klant wil; dat werkt prettig. Het resultaat is een systeem dat je eigenlijk zo op de markt zou kunnen brengen…”

Deze collega's hebben vol enthousiasme hun bijdrage geleverd aan dit project

WILLIAM EGAS
WILLIAM EGAS
Bedrijfsconsultant
MARIUS HAKKESTEEGT
MARIUS HAKKESTEEGT
Business Developer
FERDINAND BOUDEWIJN
FERDINAND BOUDEWIJN
Support Consultant
TWAN MOURIK
TWAN MOURIK
Microsoft Cloud Consultant
Connections