Altijd een beschikbare werkplek

Connections
Aspect ICT vliegt de materie aan vanuit de eindgebruiker en niet alleen vanuit de techniek Erik de Boo van Uijen, EAD-controller bij Cleijenborch
Altijd een beschikbare werkplek

Probleem

De ICT-omgeving was verouderd en Cleijenborch had de wens om gebruik te maken van een cloudoplossing.

Oplossing

Digitale werkplekken, ingericht op basis van Microsoft 365.

Wat heb je nodig

- Consultancy
- Microsoft omgeving
- Digitale werkplek

01

aan het word

“Het traject dat we met Zorgcentrum Cleijenborch zijn aangegaan, is een perfect voorbeeld hoe je een digitale werkplek kunt inrichten voor alle medewerkers op basis van Microsoft365”, zegt Twan Mourik, Consultant bij Aspect ICT. Dankzij de digitale werkplek beschikken de medewerkers nu op iedere locatie eenvoudig over alle relevantie informatie.

Hoe hebben jullie de digitale werkplek bij Cleijenborch ingericht?
“De digitale werkplek is het startpunt voor alle werkzaamheden. Alle relevante documenten en applicaties zijn hierdoor direct te benaderen. Zo is het kwaliteitssysteem onderdeel van de digitale werkplek, want deze speelt een grote rol bij het bewaken van de kwaliteit van de zorg. Hiervoor was het nodig om alle protocollen van de server over te zetten naar SharePoint, met een handige index inclusief een onderscheid tussen zorg en organisatie plus de mogelijkheid om snel informatie in PDF’s op te zoeken. Daarnaast is ook het elektronisch cliëntendossier, ONS Nedap, gekoppeld aan de digitale werkplek. Daardoor is het niet meer nodig om hier apart voor in te loggen. Verder kunnen verzorgers nu gelijktijdig samenwerken in één en dezelfde versie van een document. Dat scheelt een hoop mailverkeer. Als laatste staat ook het bedrijfsnieuws in één overzicht in de digitale werkplek, zodat iedereen op de hoogte is.”

Hoe hebben jullie het project begeleid?
“Bij het realiseren van een moderne werkplek is de juiste begeleiding essentieel. Daarom hebben we tijdens het traject nauw opgetrokken met de medewerkers van Cleijenborch. We hebben zes key-users aangewezen bestaande uit medewerkers uit alle geledingen van de organisatie. Via een interview met de key-users zijn de eerste wensen in kaart gebracht en hebben we een indruk gekregen van de samenwerking op de afdeling en tussen afdelingen. Op basis van de gesprekken is een eerste mock-up (visueel ontwerp) gemaakt. Deze hebben we in drie bijeenkomsten stap voor stap verder geoptimaliseerd.”

Welke rol speelden de key-users bij het uitrollen van het project?
“We hebben met hen nagedacht over de beste manier om hun collega’s te trainen en te ondersteunen bij de eerste kennismaking met de digitale werkplek. In groepen van tien personen hebben de key-users intern de medewerkers geïnformeerd. Zij hebben de voordelen op gebied van gebruiksvriendelijkheid, efficiency, flexibiliteit en veiligheid toegelicht in een presentatie die aansloot bij de praktijk en de beleving van de medewerkers. Doordat de key-users vanaf het prille begin betrokken zijn, kunnen zij bij de ingebruikname simpele vragen op hun eigen afdeling beantwoorden, zonder dat deze telkens bij de interne applicatiebeheerder terechtkomen.”

De digitale werkplekken zijn inmiddels in gebruik. Wat is nu onze rol?
“We zijn nog steeds betrokken. Zo begeleiden we de interne applicatiebeheerder bij het beheer en fungeren wij als achtervang bij functionele en technische vragen. Ook brengen we periodiek een bezoek, zodat we kunnen meedenken en adviseren over verdere benutting van Microsoft 365, om zo de samenwerking op de afdeling en tussen de afdelingen te blijven optimaliseren.”

Deze referentie is onderdeel van onze magazine ‘Aspect Inside’. Hierin behandelen wij thema’s die vandaag de dag belangrijk zijn, om relevant te blijven in de digitale transformatie. Klik op de onderstaande knop om het hele magazine te lezen.

Bekijk het hele magazine

02

aan het woord

“Aspect ICT vliegt de materie aan vanuit de eindgebruiker en niet alleen vanuit de techniek”, zegt Erik de Boo van Uijlen, EADcontroller bij Cleijenborch, tevreden. Het zorgcentrum werkt al sinds 2011 samen met Aspect ICT aan de automatisering van de organisatie.

Waarom hebben jullie voor digitale werkplekken gekozen?
“We liepen tegen de beperkingen van ons bestaande systeem aan. We werkten nog met traditionele servers en beveiliging en medewerkers konden alleen via een speciale verbinding bij bun informatie op de server. Kantoorpersoneel kon daardoor niet makkelijk vanuit huis werken. Daarnaast verliep de ondersteuning van Windows- en netwerklicenties. Ook wilden we graag ontzorgd worden met een cloudoplossing, zodat er geen periodiek beheer op locatie hoeft plaats te vinden.”

Voor een bedrijf uit Zeeland ligt het niet direct voor de hand om te kiezen voor een automatiseringspartner in Hardinxveld- Giessendam. Hoe is dat ontstaan?
“Als relatief kleine organisatie konden we onze infrastructuur en eigen netwerk niet op kwalitatief goede en efficiënte wijze beheren. We zochten een goede partner om ons hierin te ondersteunen, een softwareleverancier wees ons op Aspect ICT. We werken sinds 2011 samen en dat bevalt uitstekend. In het offertetraject voor de automatisering kwam Aspect ICT als beste kandidaat uit de bus. Enerzijds vanwege onze bekendheid met het bedrijf, anderzijds vanwege de benadering: Aspect ICT vliegt de materie aan vanuit de eindgebruiker en niet alleen vanuit de techniek.”

Wat zijn de voordelen van het nieuwe systeem?
“Het biedt veel flexibiliteit. Zolang er internet is, hebben we altijd beschikbare werkplekken. Via alle mogelijke devices - een smartphone, een tablet, een laptop - kunnen onze medewerkers aan de slag. Een ander voordeel schuilt in de schaalbaarheid: je kunt makkelijk het aantal licenties uitbreiden of verminderen, dus laten meebewegen met het personeelsbestand. Inmiddels maken we ook volop gebruik van de nieuwste Office 365-programma’s, zoals SharePoint.”

Welke rol speelt SharePoint in het digitale werken?
“SharePoint is het startpunt voor iedere zorgverlener. Ze benaderen de elektronische cliëntendossiers in ONS Nedap bijvoorbeeld via SharePoint. Verder blijkt SharePoint ideaal als documentsysteem. Het biedt veel meer overzicht en betere zoekfuncties dan de vroegere Verkenner van Windows. Ook kunnen we voortaan een stuk makkelijker communiceren via intranet. Eerst verliep dat hoofdzakelijk via e-mails, die niet altijd goed gelezen werden. Nu posten we centraal een bericht en bereiken daarmee de gehele doelgroep.”

Hoe waarborgen jullie de veiligheid?
“Veiligheid is een belangrijk issue, gezien onze grote database met persoonsgegevens. Dit wordt onder meer geborgd door multifactor- authenticitatie (MFA). Dit houdt in dat medewerkers naast hun wachtwoord de aanmelding ook op hun mobiel moeten goedkeuren. Ook liggen de gebruikersrechten vast in een authorisatiematrix.”

Wat is de volgende stap in het project?
“Voor ons houdt het niet op bij de implementatie: samen met Aspect ICT blijven we de automatisering doorontwikkelen. We willen nog stappen zetten op het gebied van kwaliteitsmanagement en het terugdringen van papiergebruik.”

Deze referentie is onderdeel van onze magazine ‘Aspect Inside’. Hierin behandelen wij thema’s die vandaag de dag belangrijk zijn, om relevant te blijven in de digitale transformatie. Klik op de onderstaande knop om het hele magazine te lezen.

Bekijk het hele magazine

Deze collega's hebben vol enthousiasme hun bijdrage geleverd aan dit project

TWAN MOURIK
TWAN MOURIK
Microsoft Cloud Consultant
ROY VAN DE WETERINGH
Relatiebeheerder
WILBERT MOEN
WILBERT MOEN
ICT Engineer
Connections