Sparren en van elkaar leren

Connections
We hebben korte lijnen met elkaar en kunnen snel schakelen, mede dankzij de alertheid en daadkrachtige aanpak van Aspect ICT Teun Swolfs
Sparren en van elkaar leren

Probleem

Veel papierwerk en een omslachtige werkwijze die niet altijd betrouwbaar is.

Oplossing

Een digitaal urenregistratiesysteem 

Wat heb je nodig

BORIS app

Connections

01

Behoefte aan een syteem

De bouwsector, waarin veel mensen op locatie werken, heeft altijd te maken gehad met een grote hoeveelheid papierwerk. Dat is omslachtig en niet honderd procent betrouwbaar, daarom wilden Sankomij Installatietechniek, LKS Installatietechniek en Van Hoften Installatietechniek processen als urenregistratie, bestellingen, formulieren, technische rapportage met fotografie en bestellingen digitaliseren. Samen met Aspect ICT ontwikkelden zij de app Boris, die de efficiëncy verhoogt en de kans op fouten verlaagt.

Er bestond behoefte aan een digitaal bouwregistratie- en informatiesysteem dat alle elementen verbindt en dat realtime inzicht geeft in de status van uren, bestellingen en lopende projecten, om daarmee tijd te besparen die aan kwaliteit besteed kan worden. “De meest ideale oplossing leek ons een app met al deze functionaliteiten, maar die bestond niet en je ontwikkelt die ook niet even in eigen huis,” verklaart Teun Swolfs, werkvoorbereider bij LKS Installatietechniek. Deze zou ook meerwaarde kunnen bieden in het kader van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen, waarbij uitvoerders alle stappen in het proces moeten kunnen documenteren. Het verklaart de samenwerking tussen verschillende installatiebedrijven en Aspect ICT om gezamenlijk deze applicatie te ontwikkelen, die de naam Boris kreeg. “Best een bijzondere situatie, maar we zien elkaar eerder als collega’s dan als concurrenten, mede omdat we elk in een ander rayon zitten. Die houding is belangrijk, want je loopt allemaal tegen dezelfde punten aan, dus wil je graag sparren en van elkaar leren. Gelukkig beschrijven alle betrokkenen heel open en eerlijk hoe bepaalde handelingen binnen hun organisatie verricht worden.”

02

Volgorde van prioriteit

Zowel tijdens de ontwikkeling van Boris als na de ingebruikname houdt de werkgroep rondom project een tweewekelijks overleg. Swolfs: “Dat gaat heel makkelijk via Teams. Gemiddeld zijn we met zeven à acht aanwezigen, die verschillende disciplines vertegenwoordigen: management, procesbewaking, calculatie, werkvoorbereiding aan de kant van de installatiebedrijven en appontwikkelaars vanuit Aspect ICT, waarbij Marian van Oevering de gesprekken in goede banen leidt. Zij zorgt niet alleen voor een duidelijke structuur, maar waar nodig ook voor een toelichting van de ICT-taal. Wij brengen onze ervaringen uit de praktijk in, met problemen cq verbeterpunten waar de gebruikers tegenaan lopen. Op basis daarvan wordt een to-dolijst opgesteld, met een volgorde van prioriteit waarin we de onderwerpen behandelen. Stel dat bijvoorbeeld een bepaalde functionaliteit niet werkt, dan geven we daar urgentie aan. Willen we een component toevoegen om een bepaalde handeling makkelijker te laten verlopen met minder urgentie, dan komt dat wat lager in de rangorde terecht.”

03

Ruimte voor ieders werkwijze

De besprekingen verlopen volgens Swolfs niet alleen gestructureerd, maar ook efficiënt en soepel. “Op hoofdlijnen denken wij als installatiebedrijven grotendeels hetzelfde. We hebben een gemeenschappelijk doel, namelijk het digitaliseren van zaken die tot voor kort een hoop papierwerk met zich meebrachten. Daarnaast laat het systeem van de app ruimte voor ieders specifieke werkwijze. Zo kan elk bedrijf op zijn eigen manier de uren invullen en zijn eigen lijst van artikelen aanleggen voor de bestelmodule. We hebben korte lijnen met elkaar en kunnen snel schakelen, mede dankzij de alertheid en daadkrachtige aanpak van Aspect ICT. Als er iets niet goed functioneert - bijvoorbeeld door een beveiligingsupdate - en wij maken daar melding van, wordt het in urgente gevallen meestal binnen een paar uur opgelost. Dan krijgen we daar een terugkoppeling van, wat we erg prettig vinden. Aspect ICT vertoont een proactieve betrokkenheid in het geheel, door mee te denken over de efficiency van het systeem en het gebruiksgemak. Aldus hebben we met een aantal installatiebedrijven een unieke app tot onze beschikking, die ons veel werk uit handen neemt in een tijd waarin we alles moeten registreren en rapporteren.”

Deze collega's hebben vol enthousiasme hun bijdrage geleverd aan dit project

JEROEN VAN LOON
JEROEN VAN LOON
Software Developer
MARIUS HAKKESTEEGT
MARIUS HAKKESTEEGT
Business Developer
ARJAN DUIJZER
ARJAN DUIJZER
Software Developer
Connections