BORIS onmisbaar binnen Sankomij

“Ongelooflijk,” zegt Teun Swolfs, werkvoorbereider bij Sankomij. “De monteurs kunnen dagelijks hun materialen tot drie uur ’s middags bestellen en al die aanvragen hebben we rond kwart over drie verwerkt. Aan de app hangt een backoffice, die het mogelijk maakt om alle bestellijsten met een paar drukken op de knop naar het ERP-systeem te exporteren, waarbij onze leveranciers de orders ontvangen.” Het schetst de tijdwinst die de installatiebedrijven boeken sinds de digitalisering van het proces. Eerder al ontwikkelden zij samen met Aspect ICT het bouwregistratie- en informatiesysteem BORIS, dat een continue evolutie doormaakt. Een belangrijke fase daarin betrof de introductie van een bestelmodule. “Die geeft onze medewerkers op locatie onmiddellijk toegang tot meer dan 1500 artikelen. Datgene wat zij nodig hebben, kunnen zij onmiddellijk in de app aanvinken, met de benodigde aantallen. Ze beschikken allemaal over een tablet en een telefoon waarop de BORIS app is geïnstalleerd. Net als bij een webshop leggen zij de producten in een winkelmandje, dat dus eigenlijk als een soort kladblok fungeert. Halverwege de middag geven zij de bestelling aan de backoffice door. In principe arriveren de benodigde bouwmaterialen dan de eerstvolgende werkdag op de bouwplaats.”

Het nieuwe systeem scheelt veel telefoontjes, koeriersritjes, tijd en soms misverstanden. “Voorheen noteerden de monteurs aan de hand van een productenboek het artikelnummer plus een omschrijving en het aantal stuks op een schrijfblok. Ze maakten er een foto van en appten die naar kantoor, waar een handgeschreven bestelling binnenrolde. Er kon natuurlijk best eens iets misgaan met het productnummer of met het lezen van het handschrift. Dat betekende dan weer een belletje met de medewerker op locatie plegen, terwijl sowieso iedere order handmatig ingevoerd moest worden. ” Zowel qua efficiency als nauwkeurigheid zorgt de bestelmodule binnen de BORIS app voor een verschil van dag en nacht, zo geeft Swolfs aan. “Het is echt een topuitvinding. Door de koppeling aan 2BA, een landelijke database van leveranciers voor de bouw, hebben we alle artikelen die we voor ons werk gebruiken voorhanden. We selecteren ze zelf en wanneer we een product toevoegen, synchroniseert het systeem dat automatisch.”

Zo’n breed assortiment gebruiksvriendelijk presenteren werpt uitdagingen op, maar daar verzonnen de drie installatiebedrijven samen met Aspect ICT handige oplossingen voor. “Ten eerste is de bestelmodule onderverdeeld in verschillende productcategorieën. Ten tweede kan de monteur een direct beschikbare favorietenlijst aanleggen met artikelen die hij heel vaak bestelt. Wie het dan toch prettig vindt om in het boek te bladeren, zoekt daar het product op, scant de streepjescode en dan pikt de app het vanzelf op. Aspect ICT heeft de module zo ingericht dat hij stappen van tientallen maakt bij grote bestellingen, zodat de gebruiker niet honderd keer hoeft te klikken. Valt de gewenste leverdatum pas een aantal dagen later, dan licht het systeem dat bij de backoffice uit door middel van een oranje balkje. Ook retouren en minbestellingen kan een monteur eenvoudig invoeren.” Zoals met elk nieuw systeem moesten de gebruikers er wegwijs in gemaakt worden. Samen met Marian Oevering namens Aspect ICT gaf Teun Swolfs de medewerkers uitleg, steeds in kleine groepjes via Teams-sessies. “We hebben er goed mee geoefend door proefbestellingen te plaatsen. In de praktijk zie je nu dat de monteurs het boek er steeds minder bij halen als ondersteuning. Ook het percentage verkeerde bestellingen en aantallen is fors gedaald, wat eveneens bijdraagt aan de enorme tijdwinst die we met de digitale bestelmodule boeken.”