Tecona B.V. is overgestapt op Exact Online

Op 1 oktober 2010 werd Paul Silkens directeur-eigenaar van Tecona, een allround ingenieurs- en adviesbureau. Het beheert onder andere machineparken met onderhoudsprogramma’s, ondersteunt de technische dienst bij bedrijven, biedt technische expertise en voert technische keuringen en inspecties uit. “Bij de overname moesten we veel zaken opnieuw inrichten, waaronder de IT-structuur. De Unit 4-software die we vanaf toen in gebruik namen voor de algehele administratie werkte best naar tevredenheid, maar kende ook zijn beperkingen, bijvoorbeeld op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. Onze medewerkers konden ook niet zelf hun uren inboeken, dus moesten die handmatig verwerkt worden. Verder leverde het systeem geen heel uitgebreide managementrapportage en misten we een stukje flexibiliteit. Zo was het bijvoorbeeld niet mogelijk om een correctie op de vastgelegde uren uit te voeren. Omdat we graag een platform in de cloud wilden en steeds meer gebruik maken van Microsoft 365, volgden we het advies van Aspect ICT om de mogelijkheden van Exact Online samen te bekijken.”

Exact Online was al langer in beeld bij Silkens. “Toen ik Tecona overnam bestond het net, alleen konden kleinere bedrijven er nog niet goed mee uit de voeten. Intussen heeft het zich ontwikkeld tot een heel volwassen systeem met een modulair karakter. In combinatie met het maandabonnement kun je makkelijk op- en afschalen, wat wij een belangrijk voordeel vinden, aangezien wij naast onze vijftien eigen medewerkers een wisselend aantal zzp’ers inzetten. De vaste mensen boeken nu zelf hun uren in via een app, waardoor we deze niet meer handmatig hoeven over te nemen in de projectadministratie. Ook kunnen zij zelf hun loonstrook en vakantiedagen inzien. Het systeem bevat ook de complete salarisadministratie en verstrekt een goede, verregaande geautomatiseerde managementrapportage.” Tecona koos ervoor om Exact Online door Aspect ICT te laten implementeren. “Daar kennen ze onze organisatie sinds 2010 en weten ze hoe we werken. De behulpzaamheid en toewijding is altijd groot, net als de kennis van zaken. Eigenlijk zouden we Exact Online één maand parallel laten draaien aan ons oude systeem, maar het gaf zodanig veel vertrouwen, dat dat uiteindelijk niet nodig bleek.”

Sophia Pleket, verantwoordelijk voor volledige boekhouding, ervaart dagelijks de voordelen van Exact Online. “Ik hoef de aangeleverde uren van de vaste medewerkers niet meer handmatig in de administratie over te zetten. De uren kunnen ze na een korte instructie van mij nu zelf inboeken. Daarnaast biedt het systeem meer mogelijkheden om mutaties door te voeren, zoals het later toevoegen van uren. In het verleden hielden we voor iedereen een extra ‘correctiepersoon’ aan, anders lukte dat niet. Het is bovendien nu makkelijker om restricties in te stellen, bijvoorbeeld onderscheid maken naar uursoorten. We kunnen nu gemakkelijk per project voor de medewerker verschillende uursoorten koppelen en toewijzen aan de medewerker. Per medewerker en ook per project hebben we inzicht in de geplande en gemaakte uren, en weten we ook direct hoe het er financieel voor staat. 

Voor het digitaliseren en goedkeuren van de inkoopfacturen functioneert Basecone in een koppeling met Exact Online beter dan Paperless bij Unit4. Het herkent meer zaken, waardoor ik veel minder hoef te corrigeren. In een factuur kan ik heel makkelijk per regel doorklikken om relevante informatie op te vragen of te wijzigen, bijvoorbeeld het project, de klantgegevens of het ordernummer.”