Urenbegrotingen in Excel lastig traceerbaar, tragere werking bij toename aantal projecten, snel totaaloverzicht niet mogelijk.
Implementatie Exact Online en Bouw7 met onderlinge koppeling.
A-Quin legt zich toe op het inspecteren van infrastructurele projecten in heel Nederland, gekoppeld aan advisering. Het in 2008 opgestarte ingenieursbureau maakt een mooie groei door en verwerkt tussen de zeventig en honderd projecten per jaar, waarbij het voor 99 procent dienstverlening levert. Bij elke opdracht stelt het bedrijf een begroting op en toetst de projectleider deze aan het werkelijke aantal gemaakte uren. Tot eind 2021 gebeurde dat allemaal in Unit4 Multivers in combinatie met Next3 voor het registreren van de uren op een project. Voor de rapportage werd Qlikview gebruikt in combinatie met Excel voor het invoeren van standopnames. Management Assistente Karin Coonen legt uit dat dit steeds lastiger werd. “Volgens een vast stramien geven we elk project een bepaalde naam in het systeem. Als je bij wijze van spreken één spatie verkeerd zette, kon Excel het niet meer terugvinden. Het programma is wat dat betreft vrij star. Daarnaast groeit het aantal projecten dat we in het systeem opslaan voortdurend en verliep het openen van de bestanden steeds trager. Het kostte onze directeur Mans Damen periodiek twee dagen om een totaaloverzicht te verkrijgen.”
“Samen met Aspect ICT werd het snel duidelijk dat het tijd was om op andere software over te schakelen,” vervolgt Karin Coonen. “Met elkaar namen we vijf verschillende programma’s onder de loep om de uren te registreren en de processen te bewaken, waarvan Bouw7 het beste bij onze wensen bleek aan te sluiten. Bouw7 wisselt gegevens uit met Exact Online, waarmee onze boekhouder ook werkt. Dat maakt het veel makkelijker om zaken te bewaken en te koppelen. Collega’s hoeven niet meer via een VPN-verbinding op onze pc in te loggen om in Multivers te komen. We kunnen nu veel beter en vooral ook veel sneller de actuele status van een project volgen. Niet alleen Mans Damen en ik: ook de projectleiders hebben nu inzicht in het aantal gemaakte en het aantal nog resterende uren/kosten. Belangrijk, want bij hen ligt de verantwoordelijkheid om het verloop van de projecten in de gaten te houden. De inspecteurs die op locatie werken gebruiken een app op hun telefoon voor hun urenregistratie. Zij kunnen het desbetreffende project handig als ‘favoriet’ aanmerken en daarmee snel opzoeken.”
Vooral de koppeling tussen de programma’s vormt volgens Karin Coonen een belangrijk voordeel. “Alle inkoop- en verkoopfacturen en projecten worden geboekt in Bouw7, de software die we voor projectmanagement gebruiken. Je vindt ze dan automatisch terug in Exact Online. Voor de complete financiele administratie geldt dat precies andersom zo, die te volgen is door een beperkt aantal mensen. Denk aan het banksaldo, bijgewerkt tot gisteren, openstaande posten enzovoorts. Kortom, het geeft een heel duidelijk overzicht van de financiële status; ook te bekijken via grafieken. Een paar kleinigheden zouden we graag anders willen zien, maar daarvoor maken we tickets aan in Bouw7, en deze worden te zijner tijd opgepakt. Een deskundige van Bouw7 maakte het managementteam en de projectleiders in zes dagdelen wegwijs in Bouw7. Via drie Teams sessies verzorgde Aspect ICT een uitgebreide introductie van Exact Online, dat ook heel gebruiksvriendelijk werkt.
"Credits voor Xander Verschuren, die goed onze behoefte wist in te schatten en met een adequate oplossing kwam. Tijdens het implementatieproces hield hij actief vinger aan de pols.” Daarmee ligt er een gezonde basis voor het ingenieursbureau om zijn groei-ambities op een beheersbare wijze te realiseren, met behoud van het nagestreefde kwaliteitsniveau.
