BORIS verovert de installatiesector

Connections
Tijdbesparend en gebruiksvriendelijk Marc de Laat, hoofd afdeling woningbouw bij ZNI
BORIS verovert de installatiesector

Probleem

Handmatige urenregistraties en rapportages vergen veel administratieve handelingen.

Oplossing

BORIS: digitaal bouwregistratie- en informatiesysteem rondom veelzijdige app.

Wat heb je nodig

De BORIS app

Connections

01

Digitale drempel overwonnen

BORIS verovert de installatiesector. Aspect ICT ontwikkelde samen met drie installatiebedrijven een digitaal bouwregistratie- en informatiesysteem met een app, die ook door andere spelers in de branche geadopteerd kan worden. “Binnen ons netwerk zijn wij ermee in aanraking gekomen,” vertelt Marc de Laat, hoofd afdeling woningbouw bij ZNI (Zuid-Nederlands Installatiebedrijf) in Berkel-Enschot, dat projectmatig voor aannemers werkt. “We hebben een personeelsbestand van plusminus dertig personen met daarnaast een vaste flexibele schil. Het invullen van de urenlijsten en weekstaten gebeurde altijd handmatig, hetgeen nogal wat administratie met zich meebracht. Al een tijdje zochten we naar een systeem om dat proces te digitaliseren en BORIS blijkt daarvoor een heel geschikte applicatie. Ieder bedrijf in onze sector hanteert zijn eigen methode om uren te boeken op de projecten en het mooie is dat Aspect ICT de app op maat voor ons heeft weten in te richten. Na een korte periode van gewenning - voor de ene medewerker ligt de digitale drempel nu eenmaal wat hoger dan voor de andere - kan iedereen er inmiddels uitstekend mee overweg. Onze mensen geven er zelfs uitleg over aan ingeleende zzp’ers, die BORIS op ons verzoek ook gebruiken. Prettige bijkomstigheid: mocht iemand de uren vergeten in te vullen, dan geeft de app aan het eind van de dag een reminder.”

02

Altijd zuiver

In zijn dagelijks werk zag De Laat ook een andere interessante toepassingsmogelijkheid voor BORIS. “De applicatie blijkt heel geschikt om rapportages vast te leggen. ZNI is een BRL-gecertificeerd bedrijf, wat inhoudt dat wij drinkwaterinstallaties ontwerpen en aanleggen volgens de gestelde kwaliteitseisen. Om daaraan te voldoen, dienen we allerlei zaken aan te tonen via registratie, zoals het opstellen van persrapportages om te bewijzen dat een waterleidingstelsel dicht is. Voorheen gebeurde dat allemaal op papier, met het risico dat documenten gingen rondzwerven, zoekraakten of verkeerd ingevuld werden. Nu legt de keurmeester het testresultaat in de app vast volgens een vaste stappenstructuur en rolt het direct bij mij binnen, waarna ik het in PDF-vorm met de opdrachtgever kan delen. We gebruiken BORIS ook voor ventilatie-inmeetrapportages. Het systeem maakt het makkelijk om heel snel alle gemeten waarden in te geven van alle bouwnummers binnen één project, wat keurig afzonderlijke rapportjes oplevert. Soms moet er iets toegevoegd of aangepast worden binnen de app. Dan kan ik altijd Remco Westerlaken van Aspect ICT contacteren om het snel voor elkaar te krijgen. Hij lost zulke probleempjes goed op, is 99 procent van de tijd direct bereikbaar en heel behulpzaam, zonder ingewikkeld te doen. We sparren veel via Teams.” 

ZNI benut BORIS ook om zaken vast te leggen met foto’s in het kader van de aankomende Wet kwaliteitsborging. “De monteur maakt ze ter plaatse met zijn telefoon en slaat ze meteen op in de BORIS-app,” zegt De Laat. “Voorheen kregen verschillende medewerkers ze op kantoor binnen, via mail of WhatsApp. Dan moesten we ze sorteren, hernoemen en telkens in de juiste mappen opslaan. Nu gaat dat allemaal automatisch en vinden we alle foto’s direct terug onder het juiste project.

03

Als een webshop

 Als volgende stap willen we het bestellen van materialen door de monteurs volledig automatiseren door het in de applicatie onder te brengen. Nu vult de collega op locatie handmatig op losse bestellijsten of briefjes in hoeveel stuks hij van een bepaald artikel nodig heeft en maakt daar een foto van met zijn telefoon. Deze komt per mail of whatsapp binnen bij de magazijnman, die de bestelling weer overneemt en doorzet, wat nogal omslachtig en tijdrovend is. Binnen BORIS krijg je een webshopachtig systeem. Je klikt het gewenste product aan en je ziet de specificaties. Dan is het een kwestie van selecteren en bestellen, waarbij je meteen aangeeft welk project en discipline het betreft. De order komt dan vanzelf bij de magazijnman terecht, die hem verwerkt. Uiteindelijk zal de database wel zo’n 3000 artikelen bevatten. We koppelen dit in de toekomst aan ons ERP-systeem, waarmee het direct in de administratie opgenomen wordt als bestelbon, die je eenvoudig op het juiste project kunt boeken. Al met al een grote stap voorwaarts, de applicatie BORIS. Tijdbesparend en gebruiksvriendelijk, zowel voor de medewerkers op locatie als voor de backofficemedewerkers op kantoor.”

Deze collega's hebben vol enthousiasme hun bijdrage geleverd aan dit project

MARIUS HAKKESTEEGT
MARIUS HAKKESTEEGT
Business Developer
REMCO WESTERLAKEN
REMCO WESTERLAKEN
bedrijfsconsultant
Connections