Stichting Waardeburgh stapt over naar een moderne werkplek

Tijd voor een nieuwe stap, tijd voor de Cloud. Stichting Waardeburgh werkt als grote organisatie op het gebied van ouderenzorg in de Alblasserwaard met intramurale en extramurale teams, die overal toegang moeten hebben tot een centraal informatie- en communicatiesysteem. In het verleden vond onder begeleiding van Aspect ICT al een transitie plaats van eigen servers naar extern databeheer en nu was de tijd rijp voor het inrichten van een makkelijk toegankelijk platform voor alle medewerkers. “Dat zij kunnen inloggen en alle functies waarmee zij dagelijks werken in één oogopslag zien, zoals e-mail, nieuwsberichten en links naar zorg gerelateerde applicaties.” zegt Domieke Vermeulen, manager ICT bij Waardeburgh. “Tevens wilden we het systeem device-onafhankelijk maken. Het maakt niet uit waar je je bevindt en welk apparaat je gebruikt, je krijgt meteen in beeld wat je nodig hebt, overzichtelijk en zonder poespas. Uiteraard mag niet alle informatie voor iedereen toegankelijk zijn, dus dat vraagt om een zorgvuldige beveiliging.”

Na een offertetraject met meerdere partijen besloot Waardeburgh met Aspect ICT in zee te gaan. “Voor ons een bekende partner die snel schakelt, prettig communiceert en over veel kennis beschikt. Dat en de presentatie van een goed en logisch concept met een realistisch kostenplaatje gaven de doorslag. In samenspraak met onze drie eigen ICT’ers en mij als manager stelden technisch consultant Johan van Haarlem en projectmanager Michel de Groot een projectplan met een achterliggend technisch plan op, gekoppeld aan een heldere planning. We spraken af dat wij na de afronding van elke fase een go voor de volgende stap zouden geven. Intern vroegen we een aantal collega’s om met elkaar een testgroep te vormen, maar door het werken op afstand in de coronatijd kwam dat traject niet helemaal tot zijn recht. Wel konden de desbetreffende medewerkers meekijken met de ontwikkelingen en daar feedback op geven. Samen met Twan Mourik stelde ik een communicatieplan op om alle veranderingen onder de aandacht te brengen, inclusief het opnemen van een instructiefilmpje.”

Het voor Waardeburgh ingerichte Microsoft 365-platform werkt volgens Vermeulen naar behoren. “Ik krijg er weinig opmerkingen van collega’s over, dus dat mag je als positief zien. Ze vinden het handig dat ze de vaste rubrieken overzichtelijk gerangschikt aantreffen. E-mail, agenda, recent geopende documenten, taken en tegeltjes om door te klikken naar applicaties, zoals het zorgdossier ONS en het medicatiesysteem Medimo. Ze hoeven maar één keer in te loggen om overal bij te kunnen, waarmee ze ook meteen de nieuwsitems te zien krijgen. Voor de nabije toekomst is de wens om een centrale berichtenfunctionaliteit in het platform te integreren, want nu loopt de communicatie via veel verschillende kanalen: e-mail, WhatsApp, Teams-overleg et cetera. De medewerkers stelden het op prijs dat zij uitleg via een instructievideo kregen en vooral dat wij samen met Aspect ICT de tijd namen om op de diverse locaties de overgang te begeleiden. Daar waren we fysiek drie tot vier dagen aanwezig om dingen toe te lichten en vragen te beantwoorden, zowel voor de ochtend- als avonddiensten. Best spannend in het begin, maar na een paar implementaties te hebben gedaan ging het steeds soepeler.”