Stichting De Hoop voelde meteen vertrouwen

Er werden verschillende leveranciers geraadpleegd, waaronder Aspect | ICT. Dat mondde uit in een overstap naar HP-apparatuur.

De zorgsector en ICT zijn niet de makkelijkste combinatie. Bij de selectie stond betrouwbaarheid hoog in het vaandel. Bij Aspect ICT was het gevoel meteen goed. Marijn van der Kruijt, teamleider operationeel beheer bij De Hoop

Stichting De Hoop voelde meteen vertrouwen — De Hoop voelde meteen vertrouwen voor Aspect ICT als dienstverlener

Probleem

In de zorg wordt met veel vertrouwelijke documenten gewerkt. Het beleid is dat er zorgvuldig met deze documenten wordt omgegaan. De oude printomgeving kwam op sommige punten hierin te kort. Ook was er behoefte om een gedeelte van het HRM proces verder te digitaliseren.

Oplossing

Door te werken met persoonelijke badges en printmanagement software kunnen medewerkers alleen de door hun geprinte documenten afdrukken. Door de printapparatuur te koppelen, met behulp van digitaliseringsscansoftware, worden documenten direct opgeslagen in de juiste mappen/op de juiste locatie.

Wat heb je nodig

HP multifunctionele printers
Innovatieve HP PageWide technologie
HP JetAdvantage Security Manager
Nuance Safecom Follow-me
Nuance eCopy ShareScan

01

Consultancy

Meteen vertrouwen

De Hoop is met haar hoofdlocatie gevestigd in Dordrecht en helpt op betrokken en deskundige wijze kinderen en volwassenen met psychische problemen en/of verslavingsproblemen op weg naar herstel. “De zorgsector en ICT zijn niet de makkelijkste combinatie. Toen wij besloten om ons te verdiepen in een mogelijke, nieuwe printomgeving en bijbehorende leverancier stond betrouwbaarheid hoog in het vaandel. Bij Aspect ICT was het gevoel meteen goed. Ze dachten goed mee, konden zich verplaatsen in onze branche en de daarbij horende uitdagingen en kwamen uiteindelijk voor ons als winnaar uit de bus.” De keuze viel daarmee op HP-apparatuur, voorzien van follow-me. Met dit systeem kunnen medewerkers met een badge documenten afhalen bij de printer. “De koppeling van de printapparatuur met ons personeelssysteem was vooraf al een grote pré. Toen we met Sharp werkten, was dat niet op die manier ingeregeld. Daar lag dus een grote wens. We zijn met de switch overgegaan van laserprinters naar HP PageWide technologie. Dat biedt meer mogelijkheden.”

02

Ontwikkeling

Meer mogelijkheden

In de praktijk blijkt dat er nu op een veiligere, efficiëntere en milieubewustere manier wordt gewerkt binnen de printomgeving. En het scheelt uiteraard ook in de kosten. “De eerste ervaringen zijn goed. In het begin waren er wel wat kinderziektes en moest het personeel even wennen, maar die fase zijn we inmiddels voorbij. De kwaliteit van de printers is goed en de methode van persoonlijk aanmelden en daarna printen werkt fijn. De samenwerking met Aspect ICT heb ik als prettig ervaren. Ze hebben de printers bij de aflevering ook ingericht en geactiveerd. De implementatie verliep daardoor prettig. Er is vrijwel geen downtime geweest. Binnen twee uur waren we op de meeste locaties over van Sharp naar HP.” Van der Kruijt hoopt dat er op het gebied van slim scannen ook snel slagen gemaakt gaan worden. “Ik heb hoge verwachtingen van eCopy ShareScan. Daarmee kunnen scans direct in ons HRM-systeem worden opgeslagen. Zo’n oplossing bespaart veel tijd. Hopelijk kunnen we die toepassing via de nieuwe printomgeving snel in gebruik nemen. We hebben een contract voor 6 jaar afgesloten. De Hoop is op printgebied echt toekomstbestendig. Met dank aan Aspect ICT.”