Mailen en delen op een veilige manier

Connections
05 augustus 2022

Digitaal met elkaar samenwerken gebeurt op grote schaal. We gebruiken diverse tools om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen. Denk aan mail, OneDrive, GoogleDrive, Teams, KPN File Transfer, WeTransfer en noem het maar op. Om een beeld te geven van de omvang van het aantal mails dat we versturen: wereldwijd worden er 182.000.000.000 mails verstuurd en gemiddeld ontvangt een medewerker 350 mails per week. Ja, dat is ook spam of een vluchtig bericht, maar er wordt ook veel vertrouwelijke informatiegedeeld. Het is van groot belang dat dit op een veilig manier gebeurt. Dat kan via diverse tools. In dit blog lichten wij een aantal mogelijkheden uit om bestanden veilig te versturen óf juist te delen. 

Hieronder vindt u een overzicht van het type bericht dat wordt gedeeld en de tool die daarbij het beste ingezet kan worden.  

Veilig mailen en delen

 

VERSLEUTELDE BERICHTEN VERSTUREN VIA E-MAIL

Voor het mailen/delen van algemene persoonsgegevens raden we aan de mail versleuteld te delen met de ontvanger. Door het versleutelen van de mail kan het bericht alleen door de juiste persoon worden geopend. Mocht het bericht onderschept worden, dan is het onleesbaar voor diegene. De ontvangers, die zelf geen Outlook gebruiken, krijgen een e-mailbericht met een koppeling naar het versleutelde bericht. Naar het e-mailadres van de ontvanger wordt een bevestigingscode verzonden als extra verificatie-laag. 


GROTE BERICHTEN VERSTUREN VIA KPN SECURE FILE TRANSFER 

Het kan voorkomen dat berichten te groot zijn om via de mail te versturen. Dit komt vaak voor als er bijlagen aan worden toegevoegd. Hiervoor adviseren wij KPN Secure File Transfer*. Dit is een beter en veiliger alternatief voor WeTransfer. KPN Secure File Transfer is dan ook voornamelijk bestemd voor “vluchtige data”. Bestanden kunnen namelijk versleuteld worden verzonden. Daarnaast kunnen er verschillende variabelen voor het verzenden worden ingesteld zoals het maximum aantal downloads en de periode waarin het bestand te downloaden is. 

 

EEN VEILIG MAILEN OPLOSSING 

Voor het versturen van zeer vertrouwelijke informatie wordt sterk aanbevolen een NTA7516 gecertificeerde oplossing te gebruiken. Vanuit de zorg is de NTA7516 norm ontwikkeld waarin de richtlijnen worden beschreven voor het versturen van medische informatie (bijzondere persoonsgegevens). E-mail is een zeer laagdrempelige manier om informatie uit te wisselen, maar gestructureerde koppelingen tussen systemen hebben de voorkeur van professionals en personen omdat dit garanties biedt rondom integriteit en vertrouwelijkheid. Voorbeelden hiervan zijn: Zivver, SmartLockr en Zorgmail. 

 

NIET MAILEN MAAR DELEN VIA ONEDRIVE, SHAREPOINT OF TEAMS 

Om structureel met elkaar samen te werken biedt OneDrive, SharePoint of Teams een uitkomst. Daarin kunt u in een afgesloten omgeving met elkaar in bestanden werken en ook extra bestanden toevoegen. Gaat het om een-op-een samenwerking dan volstaat Onedrive. Wanneer er in teamverband aan bestanden samengewerkt wordt, is het aan te bevelen om een Microsoft Teams-omgeving of SharePoint-site op te zetten en te gebruiken. U kunt eenvoudig en tegelijk in dezelfde bestanden werken als de partij waarmee u bijvoorbeeld aan een project werkt. En u bepaalt wie, wanneer en waartoe toegang krijgt. 

 

Neem contact met ons op

Het begint met een goed advies!

Heeft u vragen op het gebied van ICT? Of specifiek over cybersecurity? Ik, Rijk Prosman, help u graag verder!

Bezoek ons

De nieuwsbrief ontvangen?

Meld u dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijft op de hoogte van het ICT-nieuws!

{{ errors.first("field_24") }}
{{ errors.first("field_25") }}
{{ errors.first("privacy") }}
Connections