Waarom Teun het nut in ziet van formulieren digitaliseren

Connections
23 september 2022

Laatst hebben wij een blog geschreven over de voordelen van digitaliseren. Hier gingen wij dieper in op de verschillende voordelen en introduceerde wij een 6-delige blogserie over het digitaliseren van de verschillende processen waar installatiebedrijven mee te maken hebben. In deze blog kijken we naar het digitaliseren van formulieren en de voordelen hiervan.

Een papiertje is zo ingevuld. Voordat het op kantoor is en verwerkt is in het dossier kan zomaar dagen tot soms weken duren. Als je dan ook nog eens onduidelijkheden hebt, dan is het niet vanzelfsprekend dat je de info snel op orde hebt. Door formulieren te digitaliseren is de info direct zichtbaar voor de backoffice. Daardoor kan er veel eerder geacteerd worden bij vragen en is het formulier al automatisch in het bouwdossier opgeslagen. Je beschikt bovendien over allerlei functionaliteit die je op papier niet hebt, zoals het toevoegen van een foto of verplichte velden. Je kunt zelfs gegevens automatisch invullen zoals de persoon die het formulier start, datum en tijdstip, projectnummer, bouwnummer en meer. Dat maakt het leven van de monteur een stuk gemakkelijker. Zeker als je bedenkt dat het aantal formulieren er niet minder op wordt.

Er zijn bovendien allerlei soorten beschikbaar, waardoor digitalisatie van de formulieren het invullen een stuk toegankelijker maakt. Wij hebben ooit eens geïnventariseerd hoeveel formulieren we hadden en kwamen met gemak al boven de 30 uit. Toen we deze met collega's uit de branche vergeleken bleek ook nog ieder de eigen interpretaties erop los te laten, terwijl we allemaal, als 't goed is, volgens dezelfde normen werken. Hoe eerder die stapels papier verdwenen zijn en we over zijn naar digitaal, hoe beter. Iemand begon me ook nog uit te leggen hoeveel bomen ik daarmee bespaarde, goed verhaal, maar eerlijk gezegd was ik al overtuigd. 

De winst van het digitaliseren van formulieren:

  1. Info is direct beschikbaar
  2. Eenduidige opzet, overzichtelijk in te vullen
  3. Meer digitaal, meer inzicht
  4. Snellere verwerking
  5. Automatisch in het juiste dossier
  6. Alleen nog papier om de wc-rol, verder niet heel veel meer

Bent u ook geïnteresseerd in het digitaliseren van de kwaliteitsregistraties? Neem dan contact op met Marius Hakkesteegt via 0184 675 397 of m.hakkesteegt@aspect-ict.nl.

Neem contact met ons op

Het begint met een goed advies!

Heeft u nog vragen? Ik help u graag verder met uw automatiseringsvraagstukken!

Bezoek ons

De nieuwsbrief ontvangen?

Meld u dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijft op de hoogte van het ICT-nieuws!

{{ errors.first("field_24") }}
{{ errors.first("field_25") }}
{{ errors.first("privacy") }}
Connections