“In het begin vonden medewerkers de app niks, nu willen ze niets anders meer.”
Mark van Hoften
Directeur
BORIS past uitstekend bij Van Hoften Installatietechniek
Probleem
Het invullen van urenstaten zorgde voor onnodig veel papierwerk en dubbele handelingen.
Oplossing
De ontwikkeling van BORIS. Een branche initiatief dat niet alleen als ‘urenapp’ werkt, maar nog veel meer mogelijkheden biedt.
Wat heb je nodig?
BORIS app
01 Consultancy
Gemak en korte lijnen
Van Hoften Installatietechniek, een middelgrote installateur van sanitaire installaties, mechanische ventilatie en verwarmingsinstallaties op het gebied van projectmatige nieuwbouw, renovatie en utiliteitsbouw, hecht veel waarde aan klantgerichtheid en klanttevredenheid. Maar ook binnen de eigen organisatie staan gemak en korte lijnen voorop. Als het aankomt op automatisering en digitalisering is de organisatie vrij vooruitstrevend, weet directeur Mark van Hoften. “We werken zoveel mogelijk papierloos. Daar is onlangs weer een grote stap in gezet, door de ontwikkeling van een bedrijfsapp door Aspect ICT. Deze app vervangt in eerste instantie de urenstaat die al onze medewerkers, zo’n 100 in totaal, wekelijks invulden om de bestede uren per project en per onderdeel inzichtelijk te maken. Die informatie typte de administratie vervolgens over, zodat alles in ons ERP-systeem kwam te staan. Een arbeidsintensieve manier van werken, die bovendien enigszins foutgevoelig was. Hoogste tijd dus om het probleem aan Aspect ICT voor te leggen. “Na het aanhoren van ons verhaal, hebben zij een demoversie gemaakt. Belangrijk was dat wij niet alleen een bedrijfsapp wilden die puur diende als vervanging van de urenstaten, maar eentje met meer functionaliteiten. Afpersrapporten, keuringsrapporten, koppeling aan de nieuwe wet Kwaliteitsborging zodat we digitaal makkelijk de bewijslast kunnen overleggen dat we alles conform de regels uitvoeren: die wensen lagen er ook. Aspect ICT pakte dat goed op. Ze luisterden goed naar alle wensen.”
02 Ontwikkeling
Extra functionaliteiten
Vervolgens werd er actie ondernomen. Na een periode van ontwikkeling en diverse testrondes is Van Hoften Installatietechniek steeds breder met de app aan de slag gegaan. “Het lastige bij de ontwikkeling vond ik het inschatten van de prijs. In onze sector spreek je vooraf een fixed price af. Kom je niet uit met de vooraf ingeschatte uren, dan is dat jammer. Af en toe zo’n tegenslag calculeer je in. In de wereld van ICT werkt het anders. Gedurende het proces kwamen er steeds functionaliteiten bij. Vanuit de eigen organisatie, maar ook vanuit Aspect ICT. Ze begrepen waar we naartoe wilden en dachten daarin mee. Dat leidde aan het einde van de rit wel tot een hoger prijskaartje. Een kwestie van even door de zure appel heen bijten, want uiteindelijk zijn we als organisatie natuurlijk alleen maar gebaat bij die extra functionaliteiten. Het zorgt voor tijdwinst, kostenbesparing en tevreden medewerkers.”
03 Beheer
Visitekaartje van het bedrijf
Al viel dat in het begin nog even tegen. “In het begin vonden veel medewerkers het helemaal niks, maar nu willen ze niets anders meer. Het duurde twee maanden, toen was iedereen wel om. In het begin kreeg ik commentaar als: ‘Ik heb een secretaresse nodig om alles in te vullen.’ Nu zeggen ze: ‘Deze app is het visitekaartje van ons bedrijf.’ Om die omslag in gang te zetten, was het zaak om serieus naar alle klachten en suggesties te luisteren. Aspect ICT speelde daar ook een rol in. Er zijn verschillende kennissessies geweest, waarin samen met medewerkers is gekeken naar mogelijkheden en verbeterpunten. De uitrol is stap voor stap gegaan, per 5 medewerkers. Bovendien hadden ze op iedere vraag een oplossing. Ze zijn nog steeds betrokken als betrouwbare partner op het gebied van beheer en doorontwikkeling. De bedrijfsapp biedt zelfs zoveel potentie in de branche, dat deze onder de naam BORIS verder zal worden vermarkt. De app kan worden gekoppeld aan vrijwel alle ERP-systemen. Als eerste gebruiker kunnen wij niet anders dan tevreden zijn.”
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
