“Er valt op datavlak nog genoeg te ontwikkelen en gelukkig ondersteunt Aspect ICT ons daar uitstekend bij.”
Erik Biesheuvel
Financieel directeur
Danser verkrijgt inzicht in een enorme hoeveelheid data dankzij Power BI
Probleem
Danser wilde graag de data-acquisitie over alle zeventien BV’s heen automatiseren, zodat er op ieder moment een totaaloverzicht is van bijvoorbeeld werkkapitaal, resultaat en facturatie.
Oplossing
Een veelzijdig consolidatiedashboard waarin de resultaten van de onderneming samenkomen.
Wat heb je nodig?
Power BI en consultancy.
01 Danser
Aan het woord
Ook in de praktijk komen de laatste jaren steeds meer datavraagstukken voorbij. Onlangs hebben we Danser mogen helpen om structureel meer inzicht te krijgen in een proces door de inzet van Power BI. Erik Biesheuvel, Financieel directeur bij Danser, vertelt hierover meer.
Wat doet Danser?
“Vanuit onze oorsprong als rederij hebben we ons ontwikkeld tot een logistiek dienstverlener, met als hoofdmoot containerbinnenvaart en in toenemende mate railtransport. Dat sturen we aan vanuit vijf kantoren in Europa, met de hoofdvestiging in Sliedrecht. Met eigen schepen en charterschepen vervoeren we meer dan anderhalf miljoen TEU (containers) per jaar. Dat brengt een enorme logistiek met zich mee, ondergebracht in zeventien BV’s. Dit levert ons een hoeveelheid data op van onschatbare waarde.”
Hoe benut Danser deze data?
“Met name als managementinformatie. Aspect ICT heeft bij ons Microsoft Power BI ingericht. Dat verschaft ons waardevolle inzichten, zowel financieel als operationeel. We kunnen nu alle data van onderliggende BV’s in een dashboard met een aantal standaard schermen oproepen. Aan de financiële kant is het belangrijk dat we de samengevatte informatie van de zeventien individuele entiteiten kunnen consolideren, dat wil zeggen de intercompany-relaties eruit halen via filters. Handmatig vormde dat altijd een intensief proces; nu verkrijgen we met relatief weinig handelingen resultaten die aansluiten op jaarrekeningen, actueel beschikbaar op ieder gewenst moment.”
Hoe werkt deze oplossing in de praktijk?
“Acht keer per dag krijgen we een update over de actuele stand van zaken. De boekingen verlopen via customer-service-afdelingen in vijf verschillende landen. Wanneer deze medewerkers weten hoeveel volume er door de klanten is geboekt op bepaalde trajecten, kunnen zij tijdig op- en afschalen. Anders gezegd: op zoek gaan naar extra lading of capaciteit. Daarnaast leggen we de focus op data van individuele klanten, om patronen in boekingen te herkennen. Die informatie gebruiken de accountmanagers om met hen te communiceren. Zo horen zij wat er speelt bij de klanten én in de markt, waarop we als organisatie vervolgens kunnen acteren. Als je daar met vertraging achter komt, ben je al gauw te laat.”
Zijn er nog plannen voor de toekomst?
“In de nabije toekomst willen we Power BI gebruiken om de data over onze vloot heen te leggen. We verwachten zo een nauwkeurig inzicht te krijgen in onder meer het verbruik en de bezettingsgraad. Ook willen we het werkkapitaal en de cashflow organisatiebreed inzichtelijk maken, zodat we daarop snel kunnen sturen. Zonder de Power BI-tool zou je alle grootboeken moeten verzamelen die erbij horen. Er valt op het datavlak nog genoeg te ontwikkelen en gelukkig ondersteunt Aspect ICT ons daar uitstekend bij.”
02 Aspect ICT
Aan het woord
Bij Danser heeft Aspect ICT zeventien administraties uit ERP-systeem Exact Globe geconsolideerd in één dashboard. De vele en complexe berekeningen in Excel zijn hierdoor verleden tijd geworden. Consultant Norbertus van der Lei vertelt hoe Aspect ICT dit heeft gedaan.
Wat voegt Microsoft Power BI toe ten opzichte van Exact?
“Zeventien BV’s binnen de holding van Danser, dat betekent ook zeventien afzonderlijke Exact-administraties met de bijbehorende databases voor de financiële huishouding. Die geven per bedrijf informatie over bijvoorbeeld openstaande facturen, omzet, betalingstermijnen en inzicht in de balans en de winst- en verliesrekening. Je kunt ook makkelijk een debiteurenanalyse doen. Per administratie is dat prima geregeld, maar Exact maakt geen onderlinge koppeling mogelijk tussen de BV’s. Erik verzamelde maandelijks de data en maakte daarvan een barometer van de organisatie voor de directie. Dit vond altijd achteraf plaats en maar eens per maand. Daardoor kon de directie de processen niet realtime bijsturen. Wij hebben bij Danser een oplossing geïmplementeerd om de data-acquisitie over alle BV’s heen te automatiseren. Power BI biedt daartoe een veelzijdig platform. Met Power BI kan Danser nu alle overkoepelende KPI’s in beeld brengen. Denk aan resultaat, omloopsnelheid, facturatie, enzovoorts. Kortom, een totaaloverzicht.”
Hoe hebben jullie Power BI geïmplementeerd?
“Als eerste stap verzamel en bundel je data uit alle administraties. Vervolgens creëer je een datamodel. Dat betekent dat je dimensietabellen aan de mutaties koppelt: welk bedrijf, welke klant, welke grootboekrekening hangt eraan? Ten slotte voeg je berekeningen toe en visualiseer je de informatie die de directie graag wil zien, zoals de omzet van de gehele organisatie of juist van enkele bedrijven met een onderling vergelijk. Via een tweede laag eronder valt dit uit te splitsen naar een klant, ook als deze zakendoet met meerdere BV’s.”
Wat is het voordeel van Power BI?
“Doordat je cijfers uit kan splitsen per klant, breng je onder meer het betaalgedrag in beeld, waarbij misschien wel verschillen in termijnen zichtbaar worden. Zo komen knelpunten aan het licht, signaleer je ontwikkelingen in de kengetallen en daarmee patronen over een langere periode. Hoe staat het ervoor met de liquiditeitspositie, het werkkapitaal en de quick ratio?
Naast dit bundelen van data is het belangrijk om bepaalde posten te elimineren, als ze een vertekend beeld van de realiteit geven. Een voorbeeld: als de ene BV intern naar de andere factureert, moeten ze dit niet beiden aan de omzet toevoegen. Een ander voordeel is dat de gegenereerde data meerdere keren per dag ververst en zijn dus altijd actueel zijn. Bovendien kunnen verschillende personen binnen de organisatie gelijktijdig naar dezelfde dynamische rapportage kijken en selecties maken.”
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
