De Groot & Schagen werkt efficiënter met Exact Bouw en Boris

“Wij houden van korte klappen: als er iets is moet het direct opgelost worden en weer door.”

Freek de Bruin

Bedrijfsleider

Probleem

De Groot & Schagen werkte met een verouderd systeem dat te complex en kostbaar werd. Er was behoefte aan een efficiëntere, overzichtelijke oplossing voor planning, projectadministratie en factuurverwerking.

Oplossing

Een geïntegreerde omgeving met Exact Online Bouw, Boris en Zenvoices. Door slim te koppelen en gefaseerd te implementeren ontstond een werkproces dat past bij de organisatie.

Wat heb je nodig?

Exact Online Bouw, Boris en Zenvoices.

01 Eén toekomstbestendige oplossing

Onderzoek naar praktische behoeften leidt tot duidelijke keuze

De Groot & Schagen, een regionaal aannemingsbedrijf met ongeveer zestig medewerkers, stond voor een belangrijke keuze. Hun bestaande CRM‑systeem was verouderd, complex en werd niet meer ondersteund. Bovendien gebruikten ze slechts een deel van de functionaliteit. Bedrijfsleider Freek de Bruin vertelt dat dit het moment was om opnieuw te kijken naar de wensen van het bedrijf: wat is echt nodig, welke functionaliteiten leveren waarde en welke systemen sluiten beter aan bij de dagelijkse praktijk? Tijdens een inventarisatietraject met Aspect ICT zijn meerdere oplossingen met elkaar vergeleken en werd helder welke oplossingen passen bij een organisatie die graag praktisch, overzichtelijk en efficiënt werkt. Dit leidde tot de keuze voor Exact Online Bouw, aangevuld met Boris voor onder andere planning en factuurverwerking via Zenvoices. “We wilden graag een digitale planning en een systeem waarin alles aan elkaar gekoppeld is,” aldus Freek.

02 Geïntegreerde oplossing die waarde levert

Meer inzicht, minder handmatig werk en een efficiëntere operatie

De nieuwe werkwijze zorgt voor merkbare voordelen. Door de digitale planning in Boris worden medewerkers en materieel automatisch aan de juiste projecten gekoppeld. De oplossing maakt het mogelijk om kraanmachinisten, chauffeurs en materieel flexibel te koppelen of los te maken, zodat de planning altijd actueel blijft. De gegevens worden wekelijks ingelezen in Exact, waardoor kosten en opbrengsten continu inzichtelijk zijn. Freek licht toe: “Je klikt het project aan en je hebt eigenlijk alles inzichtelijk: kosten, opbrengsten, inkoopfacturen, alles staat eronder.” Dankzij Zenvoices worden binnenkomende facturen automatisch gekoppeld aan het juiste project, wat veel handmatig werk scheelt. Een proces dat niet direct soepel verliep, maar door de fijne samenwerking was er vertrouwen dat het goed opgelost zou worden. De aanpak is bovendien stapsgewijs doorgevoerd. Eerst basisprocessen zoals relatiebeheer, facturatie en financiële administratie, daarna vervolgprocessen zoals inkoop, offertes en werkbonnen. Die aanpak past precies bij De Groot & Schagen. “Wij houden van korte klappen: als er iets is, moet het direct opgelost worden en kunnen we weer door,” zegt Freek. De verbeteringen zijn duidelijk merkbaar: meer overzicht, minder handmatig werk en beter inzicht. “Efficiëntie en beter inzicht, dat zijn de grootste meerwaarden,” vat Freek het samen.

03 Samenwerken op basis van vertrouwen

Partnerschap met directe communicatie en blijvende doorontwikkeling

De samenwerking tussen De Groot & Schagen en Aspect ICT wordt als zeer positief ervaren. Vanaf de eerste kennismaking voelde het goed: Aspect ICT luisterde, keek mee en tekende direct mee met de behoefte van de organisatie. Freek noemt daarbij specifiek de betrokkenheid van de collega’s van Aspect ICT. “Betrouwbaar en altijd klaar om te helpen, dat is een bedrijf dat ons begrijpt,” vertelt hij. De korte lijnen en het snelle schakelen maken het verschil. Problemen worden direct opgepakt en opgelost, zonder omslachtig gedoe. Ook wordt eerlijk aangegeven wat wel en niet mogelijk is binnen het systeem, waardoor keuzes helder en realistisch zijn. De implementatie kreeg hierdoor een stevig fundament, en De Groot & Schagen blijft doorontwikkelen. De volgende stappen liggen al klaar, zoals het verder uitrollen van de Boris‑app naar chauffeurs zodat ook zij hun opdrachten digitaal en eenduidig kunnen ontvangen. “Betrouwbaar en altijd klaar om te helpen”, zo vat Freek de samenwerking in één zin samen.