Een toekomstbestendige IT-omgeving voor HEMA franchisenemers

Probleem

Een verouderde en versnipperde IT-infrastructuur, onvoldoende netwerkbeveiliging en gebrek aan uniformiteit.

Oplossing

De uitrol van een nieuwe netwerkinfrastructuur met Meraki technologie, inclusief beveiligingsmaatregelen zoals two-factor authenticatie en wachtwoordbeheer.

Wat heb je nodig?

Meraki netwerkoplossingen, Microsoft 365, awareness trainingen rondom phishing en security.

Een collectieve stap richting toekomstbestendige IT

De Vereniging Aangesloten Bedrijven van HEMA (VAB HEMA), bestaande uit circa 255 winkels en ruim 80 ondernemers, stond voor een belangrijke uitdaging: het moderniseren en beveiligen van hun IT-infrastructuur. Vanuit een groeiende behoefte aan uniformiteit, veiligheid en schaalbaarheid ontstond de wens om de bestaande netwerkomgeving te professionaliseren. Bas Bos en René Witte, beiden franchisenemer én actief binnen de vereniging, namen hierin het voortouw. De aanleiding voor het project was een combinatie van een externe securityscan en een ICT-beleidsplan, opgesteld samen met een externe partij. Hieruit kwamen concrete verbeterpunten naar voren, waaronder wachtwoordbeheer, two-factor authenticatie en netwerkbeveiliging. “We wilden niet langer afhankelijk zijn van losse oplossingen en onoverzichtelijke infrastructuur,” zegt René.

De keuze voor Aspect ICT als strategisch partner kwam voort uit een bestaande samenwerking via World of Docmaster. De overstap naar Aspect ICT voor het netwerkbeheer was een logische volgende stap in de professionalisering van de IT-omgeving.

Uniformiteit en optimaal gebruik van de bestaande infrastructuur

Een belangrijk beslispunt in het project was de keuze voor Meraki-technologie. “We wilden geen tweede wifi-netwerk opzetten, omdat dat alleen maar storingen en instabiliteit zou veroorzaken,” aldus Bas. Door te kiezen voor Meraki konden de bestaande wifi-access points in de winkels optimaal worden benut en werd het mogelijk om één uniform SSID zichtbaar te maken voor alle winkels. Dit zorgde voor een herkenbare en beheersbare netwerkomgeving, zonder dat er extra hardware nodig was. Na een optimalisatieslag door een gespecialiseerde partner draait het wifi-netwerk nu stabiel en kunnen tot wel 40 à 50 communicatiedevices gelijktijdig vlekkeloos functioneren.

Projectaanpak: strakke planning en transparante communicatie

De uitrol van het nieuwe netwerk verliep volgens een strakke planning, die tot in detail werd nageleefd. “Daar waren we echt van onder de indruk,” aldus Bas. De betrokken projectmanager vanuit Aspect ICT speelde hierin een grote rol, met periodieke voortgang calls waarin de status, uitdagingen en planning werden besproken. “Als er iets niet goed ging, konden we snel schakelen,” vult René aan. Ook Kees van der Stelt was in het begin nauw betrokken bij het verwachtingsmanagement en de overdracht. “De samenwerking werd als professioneel, duidelijk en efficiënt ervaren. Problemen werden serieus opgepakt en snel opgelost, wat het vertrouwen in Aspect ICT verder versterkte”, aldus Bas en René.

Veiligheid, bewustwording en toekomstgerichte groei

Naast de technische uitrol heeft Aspect ICT ook bijgedragen aan bewustwording rondom cybersecurity. “Tijdens een ledenvergadering verzorgde Aspect ICT een workshop over phishing en digitale veiligheid. Dit was het startpunt voor een breder awareness-programma binnen de vereniging,” zegt Bas. Inmiddels werkt VAB HEMA aan verdere professionalisering van de digitale werkomgeving, waaronder de adoptie van Microsoft 365 en uitbreiding van securitymaatregelen. ‘”Wij waarderen het dat Aspect ICT hierin proactief blijft meedenken en de vereniging blijft stimuleren om stappen te zetten, omdat IT en security niet altijd top-of-mind zijn bij de ondernemers,” aldus Bas.

Toegevoegde waarde en compliance

De toegevoegde waarde van het project zit volgens René in de uniforme oplossing en het verhoogde beveiligingsniveau. “Je weet dat je netwerk beschermd is en dat je niet zomaar alles kunt aansluiten.” Ook in het kader van CSRD en aankomende wetgeving is het belangrijk om aan te tonen dat er serieus werk wordt gemaakt van digitale veiligheid. Dankzij de uniforme netwerkinrichting kan de vereniging aantoonbaar voldoen aan de eisen rondom digitale veiligheid en compliance. Hoewel de impact niet altijd direct zichtbaar is, vormt de IT-infrastructuur het kloppend hart van de organisatie.