“De migratie verliep keurig; alles deed het in één keer.”
Sjaak Toet
Directeur-bestuurder
Efficiënte en feilloze digitalisering werkplekken voor SPSRU
Probleem
De support op de RDS zou verlopen en er ontbraken functionaliteiten.
Oplossing
Een digitale zorgwerkplek op basis van Microsoft365.
Wat heb je nodig?
Microsoft365, consultancy & training.
01 Voorloper
Een structureel andere werkwijzen
Niet meer de extra maandelijkse fee, wel een toekomstbestendig en veelzijdiger platform met optimale beveiligingsmogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid. Dat is het resultaat van een volledig ingerichte digitale werkomgeving bij Stichting Prenatale Screening Regio Utrecht (SPSRU). Flexibel inspelend op de agenda’s van de medewerkers voerde Aspect ICT deze migratie efficiënt en feilloos uit, ondersteund met een training op maat.
“Vooruitlopend op de NEN 7510-certificering, die onze koepelorganisatie Coöperatie Landelijk Bureau Prenatale Screening inmiddels in zijn bezit heeft, nemen wij het voortouw in het digitaliseren van de werkplekken,” aldus Sjaak Toet, directeur-bestuurder van de SPSRU. “Wij houden bij verloskundigenpraktijken, echocentra en ziekenhuizen in ons rayon toezicht op de kwaliteit van de screening bij zwangere vrouwen, zoals de twintigwekenecho. Dit valt allemaal onder bevolkingsonderzoek. Als team van zeven mensen werkten we al wel met een RDS-platform, maar op termijn zal de support daarvan verdwijnen, bovendien liepen we tegen bepaalde beperkingen in functionaliteiten aan. Bestanden lieten zich lastig samenvoegen, de zoekfunctie functioneerde niet naar wens en er bestond geen mogelijkheid om onze VoIP-telefonie aan het systeem te koppelen, waardoor onze medewerkers een app op hun privécomputer moesten installeren.”
02 Geen dubbele fee meer
Inventariseren naar behoefte
Stichting Prenatale Screening Regio Utrecht had Microsoft 365 al omarmd in haar werkstructuur en daarmee lag de stap naar een volledige digitalisering van de werkplekken via dit platform feitelijk voor de hand. “Namens Aspect ICT inventariseerde relatiebeheerder Frank van Roekel onze wensen en behoeften,” vertelt Toet. “Hij attendeerde ons op functies die we nog niet gebruikten, waarmee RDS voor ons overbodig zou worden. Omdat er toch al een licentie van Microsoft 365 liep, hoeven we voortaan geen dubbele maandelijkse fee meer te betalen, zoals tot voor kort. Minder kosten en meer functionaliteit, dus. Binnen drie jaar verdienen we het migratietraject terug. Aanvankelijk vroegen we ons af waarom het zo’n intensief aanlooptraject vergde, maar de andere kant van de medaille is dat als je ‘zomaar’ ergens aan begint, je het risico loopt dat je gaandeweg het proces allerlei dingen moet aanpassen. We vonden het prettig dat Aspect ICT zich heel flexibel opstelde ten aanzien van onze agenda’s, rekening houdend met het feit dat veel van onze collega’s parttime werken. Het proces ging heel vlot en vlekkeloos.”
03 Voldoen aan de richtlijnen
In control
Sjaak Toet beschrijft hoe de migratie door Aspect ICT verliep. “Patrick van Genderen was twee opeenvolgende maandagen bij ons op kantoor om alle pc’s te ontmantelen, de docking stations aan te koppelen en voor alle collega’s de laptops te installeren. Op afstand voerde hij nog een aantal softwarematige zaken door. Iedereen logt nu in via multifactorauthenticatie met een app op de telefoon. De Surface Books zijn zodanig beveiligd dat derden nooit met data aan de haal kunnen gaan, ook niet als ze de harde schijf eruit zouden halen. Wij werken natuurlijk met allerlei applicaties waarin data verzameld wordt van zwangere vrouwen, maar ook van zorgverleners. Hierdoor komen we soms ook met persoonsgegevens in aanraking en daar moet je volgens de AVG uiterst zorgvuldig mee omspringen, vandaar dat wij optimale security belangrijk vinden. Ook beveiligd e-mailen vormt één van de speerpunten. Onze medewerkers kennen de protocollen met betrekking tot wat je wel en niet mag versturen, maar onder zorgverleners in de geboortezorg vormt dat nog weleens een aandachtspunt. Overigens biedt SharePoint binnen Microsoft 365 de mogelijkheid om bestanden te uploaden. Voor onze collega’s voelt het systeem met de compleet vanuit RDS overgezette mappenstructuur vertrouwd, want het lijkt op wat ze al gebruiken. Met betrekking tot de nieuwe functionaliteiten heeft Aspect ICT hen op een heel heldere wijze getraind, op basis van vragen en onderwerpen die van tevoren doorgesproken zijn, zonder ingewikkelde vaktermen te gebruiken. Daar komt binnenkort nog een vervolg op. De migratie verliep keurig; alles deed het in één keer.”
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
