“Aspect ICT begrijpt wat we willen en denkt met ons mee.”
Andrea de Haan
Finance Manager
Inzicht als basis voor groei bij pipoos
Probleem
Handmatige processen en gebrek aan stuurinformatie bij snelle groei.
Oplossing
Implementatie van Power BI dashboards gekoppeld aan financiële en operationele systemen.
Wat heb je nodig?
Power BI, API-koppelingen en een datawarehouse.
01 Van handmatig werken naar een datagedreven organisatie
Schaalbare processen en slimmer werken
Pipoos is dé specialist voor creatieve materialen en groeit in hoog tempo. Met 32 winkels in Nederland en 4 in België, en een ambitie om jaarlijks vier tot vijf nieuwe vestigingen te openen, staat de organisatie voor een uitdaging: hoe behoud je grip op processen en kosten terwijl je organisatie steeds complexer wordt? “Qua financiën werd er nog veel werk handmatig gedaan,” vertelt Andrea de Haan, financieel manager bij pipoos. Andrea heeft een duidelijk doel voor ogen: automatiseren, optimaliseren en inzicht creëren. “Als je focust op resultaat zul je geen verandering zien, als je focust op verandering komt het resultaat vanzelf,” zegt Andrea. Dat vraagt om meer dan alleen nieuwe software; het vraagt om een strategische partner die begrijpt dat data de basis is voor groei. Aspect ICT is die partner. Samen met pipoos zetten we de eerste stappen naar een datagedreven organisatie waarin managers niet langer achteraf analyseren, maar vooruit kunnen kijken op basis van stuurinformatie.
02 Data als stuurinformatie: van Excel naar Power BI
Vooruitkijken met realtime inzicht
Tot voor kort werkte pipoos met Excel-lijsten en terugkijkende analyses, maar dat is niet schaalbaar. “In je auto is je voorruit ook groter dan je achteruitkijkspiegel,” aldus onze directeur Peter Dekker. We willen vooruit kunnen kijken en sturen op basis van data,” legt Andrea uit. Aspect ICT implementeerde Power BI en koppelde het boekhoudsysteem aan een solide datawarehouse. Daarmee ontstonden de eerste dashboards die inzicht geven in omzet per winkel, regio en provincie. Regiomanagers kunnen nu gericht inspelen op afwijkingen ten opzichte van het budget of de resultaten van vorig jaar. “We zijn begonnen met de saleskant: welke winkels dragen het meest bij, welke regio’s lopen achter? Dat geeft managers handvatten om bij te sturen,” zegt Andrea. De volgende stap is het koppelen van kassasystemen en personeelsplanning. Zo ontstaat een integraal beeld van kosten, bezetting en prestaties. “Als we straks met 50 winkels werken, wil ik niet dubbel zoveel mensen op de administratie nodig hebben. Dankzij deze dashboards kunnen we groeien zonder onnodige kosten.”
03 Samenwerking en cultuur: vertrouwen als fundament
Technologie werkt pas als mensen het vertrouwen en omarmen
Technologie is belangrijk, maar samenwerking maakt het verschil. “Ik ken Aspect ICT al langer vanuit het verleden en heb ze bij pipoos geïntroduceerd. Ze begrijpen wat ik wil en denken mee.” Aspect ICT investeert niet alleen in techniek, maar ook in draagvlak binnen de organisatie. Door een duidelijke aanpak en goede communicatie ontstaat vertrouwen. Het Zweedse moederbedrijf van pipoos kijkt mee en staat achter de koers. De stip op de horizon is duidelijk: een organisatie die niet harder werkt, maar slimmer. “We willen grip op personeelskosten en variabele kosten, zodat we beter kunnen sturen. Dat is het doel.”
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
