Lakerveld van lokaal naar volledig in cloud werken

Lakerveld ingenieurs- & architectuurbureau beschikt over een flinke dosis kennis op het gebied van restauratie, architectuur en onderhoud. Ook als het gaat om ICT, weet het bedrijf goed welke kant het op wil. Binnen de organisatie, gevestigd in Noordeloos, zijn recent flinke slagen gemaakt als het gaat om de inrichting daarvan. Marja Blom, lid van het managementteam en als administratief medewerker verantwoordelijk voor onder meer personeelszaken, verzekeringen en ICT, vertelt over de samenwerking met Aspect ICT.

“Wij kunnen niet zonder ICT. Het is onmisbaar geworden bij de dagelijkse gang van zaken. Neem alleen al de geavanceerde 3D-tekenprogramma’s waar intern mee wordt gewerkt. Dat vergt veel power. Maar ook bijvoorbeeld het registreren van projecten en uren gebeurt in een digitale omgeving. Voorheen werkten we met een systeem ontwikkeld door de neef van de directeur. Daarop kon geen ondersteuning meer worden gegeven, waardoor de wens voor vervanging ontstond. Het systeem wat Aspect ICT daarna ontwikkelde in Lightswitch, werd helaas ook niet meer door Microsoft ondersteund. Van lokaal wilden we mede daardoor de stap maken naar de cloud. De tijd was er rijp voor. Ook omdat wij in 2018 glasvezel kregen, en daarmee een veel betere internetverbinding.”

Dus werden de wensen voorgelegd aan Aspect ICT. “Onze voornaamste prioriteit? Het garanderen van continuïteit. Het kwam te vaak voor dat Microsoft op bepaalde vlakken geen ondersteuning meer bood of dat we geen updates konden uitvoeren. Dan loop je steeds achter de feiten aan. Het kostte onnodig veel tijd om dat allemaal recht te trekken. Met Aspect ICT ontwikkelden we daarom een cloudstrategie.” 

Voor de projecten- en urenadministratie werd een app gemaakt in Outsystems. De documenten en tekeningen staan nu volledig in Sharepoint, en in combinatie met ZeeDrive is de gebruiksvriendelijkheid flink verbeterd. Ook is er nu een samenwerkingsportaal, waar ook externe partijen en onderaannemers toegang tot hebben.  

Het grootste voordeel van de oplossing is dat Lakerveld op ieder moment, op ieder plaats toegang heeft tot alle relevante klant- en projectinformatie en actueel inzicht in de voortgang van werkzaamheden. CRM, offertes, projectenbeheer & -verantwoording, gebouwenbeheer & -dossiers en alle gerelateerde informatie in het advies en ontwerpproces en bij de financiële afhandeling is aan elkaar gekoppeld.

Marja vervolgd: "Bij Lakerveld ingenieurs- & architectuurbureau werken we met 14 personen, en de transitie is eigenlijk vlekkeloos verlopen. Het hielp daarbij dat we een vrij lange testfase hadden, waarin fouten werden ondervangen. Elke week ging ik langs bij Aspect ICT, om de laatste ontwikkelingen en vervolgstappen te bespreken. Stap voor stap kwamen we zo tot de huidige situatie." 

De contacten met Aspect ICT zijn nog steeds nauw. “De nazorg is goed. Momenteel wordt er gewerkt aan het opzetten van een gedegen gebruikersbeschrijving. In grote lijnen is alles duidelijk voor het personeel, maar het is toch handig om zoiets te hebben. Zodat wanneer ik, als beheerder, een keer niet aanwezig ben er bij mogelijke vragen toch nergens onduidelijkheid over kan bestaan.” Het is een van de actiepunten die uit het meest recente stuurgroepoverleg volgde. “Want we hebben na afronding van het project besloten om nog tweejaarlijks met Aspect ICT om de tafel te zitten voor het bespreken van wensen, ervaringen en ontwikkelingen. Zo profiteren we niet alleen nu van de koerswijziging, maar blijven we alert richting de toekomst.”

Dit alles is een basis voor de toekomst van Lakerveld en haar langdurige relaties met opdrachtgevers, medewerkers en partijen in de samenwerking. Lakerveld heeft bij wijze van spreken geen vast kantoor meer nodig en heeft alle flexibiliteit voor handen om haar werk te doen.