VGCt richt haar telefonie omgeving in op de toekomst

Connections
In het hele traject stelde Aspect ICT zich flexibel op, we ervaren de samenwerking en de begeleiding als heel prettig. Tjitske Pitstra, hoofd bedrijfsbureau ad-interim
VGCt richt haar telefonie omgeving in op de toekomst

Probleem

De telefonie was niet optimaal ingericht om in de toekomst structureel thuis te gaan werken.

Oplossing

Een vernieuwde telefonie omgeving door middel van Voice over IP en een koppeling met het CRM systeem waarmee de medewerkers vanuit huis alle benodigde informatie ter beschikking hebben.

Wat heb je nodig

- VOIP
- Consultancy
- Instructietraining

Connections

01

Een nieuwe manier van werken

“De VGCt, de Vereniging voor Gedrags- en Cognitieve therapieën, onderhoudt als wetenschappelijk kennisnetwerk veel contacten met haar leden, die tijdens of na een opleidingstraject tot therapeut bij ons geregisteerd zijn. Met een team van zeventien mensen zorgen we ervoor dat zij beter worden in hun vak en helpen we hen verder met allerlei vraagstukken en geven nuttige informatie, in veel gevallen via telefonisch contact. In de coronaperiode besloten we een nieuw schema in te richten, met als uitgangspunt dat iedereen in de toekomst nog maar één dag per week - meer mág - naar kantoor hoeft te komen. Dat bracht natuurlijk een verandering mee voor onze telefooncentrale. Met Aspect ICT bespraken we twee opties: voice over IP als separate toepassing of integratie in Microsoft Teams. Deze laatste applicatie is nog volop in ontwikkeling, daarom bewaren we die liever voor later. Op dit moment sluit VOIP beter aan op onze wensen.”

 

02

Inventarisatie van de wensen

“In twee sessies heeft een consultant van Aspect ICT onze wensen geïnventariseerd. We wilden graag een makkelijke overstap naar een nieuw systeem met niet teveel veranderingen in één keer. Bij het inkomend telefoonverkeer onderscheiden we een eerste en een tweede lijn om vragen te beantwoorden. Met VOIP bleek dat prima te realiseren, terwijl bij uitgaande belletjes het voordeel is dat de ontvanger het centrale nummer van VGCt in beeld krijgt en niet het privé-gsm-nummer van onze medewerker in kwestie. Aspect ICT maakte voor ons ook een koppeling naar het CRM-systeem met contactgegevens van onze leden. Belt één van hen, dan verschijnt direct de juiste naam in beeld. Andersom willen we in de toekomst ook vanuit deze database kunnen bellen. Enkele mensen testen dat al en op termijn zullen we het in de hele organisatie implementeren.”

 

 

03

Flexibel en tevreden

“De inrichting van VOIP, het testen en het verzorgen van een korte instructietraining voor onze gebruikers liep allemaal heel soepel. Zij krijgen op hun laptop of eventueel via de app op hun mobiele telefoon een apart scherm met alle functionaliteiten in beeld, bijvoorbeeld de mogelijkheid om aan te geven wanneer ze in overleg zitten en niet bereikbaar zijn. Tijdens een evaluatiegesprek met Aspect ICT bleek dat de digitale telefooncentrale bij iedereen uitstekend bevalt. Er kwamen wat losse verbeterpuntjes naar voren, maar geen urgente zaken en al helemaal geen klachten. De geluidskwaliteit voldoet ruimschoots en er treden geen vertragingen in de verbindingen op, al beseffen we dat we afhankelijk van internet zijn. In het hele traject stelde Aspect ICT zich flexibel op, ook toen wij door onverwachte drukte rondom een online-congres de opleverdatum van het systeem wilden verschuiven. We ervaren de samenwerking en de begeleiding als heel prettig.”

 

 

Deze collega's hebben vol enthousiasme hun bijdrage geleverd aan dit project

GERARD TIMMERMAN
GERARD TIMMERMAN
ICT Engineer
BART BOER
Relatiebeheerder
Connections