“We zijn echt efficiënter en moderner gaan werken.”
Majka Geszczynska
Manager Finance, Control & IT
Soepele migratie van Multivers naar Exact Online voor Kraamzorg de Waarden
Probleem
De organisatie beschikte met Multivers over een verouderd financieel systeem met beperkte rapportagemogelijkheden en veel handmatige handelingen.
Oplossing
Een zorgvuldig voorbereide migratie naar Exact Online, begeleid door Aspect ICT met korte lijnen, duidelijke afspraken en focus op zelfstandigheid van de gebruikers.
Wat heb je nodig?
Exact Online in combinatie met de digitale brievenbus.
01 Van verouderd systeem naar moderne financiële basis
Toenemende behoefte aan inzicht vroeg om verandering
Kraamzorg de Waarden, een regionale kraamzorgorganisatie die al bijna 25 jaar actief is, is een organisatie waarin betrouwbaarheid en continuïteit centraal staan. Dat vraagt om processen die betrouwbaar zijn en systemen die ondersteuning bieden aan de dagelijkse praktijk. Voor de financiële administratie werd gewerkt met Multivers, een applicatie die functioneel nog voldeed, maar steeds minder aansloot bij de behoefte aan inzicht en efficiëntie. Vooral op het gebied van rapportages en analyses liep men tegen beperkingen aan. Wie gegevens wilde gebruiken in Excel, moest deze eerst via PDF‑exports bewerken. Dat kostte tijd en maakte het lastiger om snel te sturen op actuele cijfers.
Er kwamen steeds meer signalen dat Multivers niet langer toekomstbestendig was en zodoende was een migratie naar een nieuw financieel systeem hoognodig, aldus Majka Geszczynska, Manager Finance, Control en IT. “Alles werkte wel, maar net iets minder,” vertelt zij. “Met name rapportages en inzicht vroegen om extra handelingen.” Tegelijkertijd speelde er veel binnen de organisatie en in de zorgsector, waardoor een overhaaste overstap geen optie was. Samen met Aspect ICT werd daarom gekeken naar een realistische planning, waarbij ruimte bleef voor zorgvuldige voorbereiding en draagvlak binnen het team.
02 Gefaseerde overstap met duidelijke afspraken en korte lijnen
Samenwerken met focus op zelfstandigheid en flexibiliteit
In overleg werd besloten om toe te werken naar een overstap naar Exact Online per 1 januari 2026, waarbij rekening gehouden werd met andere lopende veranderingen binnen Kraamzorg de Waarden. “De timing komt eigenlijk nooit perfect uit,” aldus Majka. “Maar als je het goed voorbereidt, kun je het wel beheersbaar maken.”
Aspect ICT vervulde in dit traject de rol van strategisch IT‑partner. Met korte lijnen en duidelijke communicatie werd de migratie afgestemd met de betrokken Business Developer en Consultant. Daarbij ging het niet om één kleine administratie, maar om meerdere administraties, elk anders qua omvang en complexiteit. In overleg werd bepaald welke administraties volledig per 1 januari zouden overgaan en welke gedeeltelijk werden overgezet.
Een belangrijk uitgangspunt was dat de financiële medewerkers zelf verantwoordelijkheid namen voor het leren werken met Exact Online. Basiskennis en handleidingen werden intern opgepakt, zodat de inzet van consultants gericht bleef op de migratie zelf. “We hadden consultants nodig om Multivers naar Exact Online over te zetten, niet om ons te leren boekhouden,” zegt Majka. “Boekhouden moet je kunnen, ongeacht het systeem.” Deze aanpak zorgde voor focus, efficiënte inzet van de capaciteit van consultants en een snelle zelfstandigheid van het team. De samenwerking met Aspect ICT werd ervaren als betrouwbaar en flexibel, met ruimte om snel te schakelen wanneer dat nodig was, aldus Majka.
03 Dagelijks inzicht en een basis voor verdere digitalisering
Geautomatiseerde workflows zorgen voor overzicht en controle
Sinds de livegang werkt Kraamzorg de Waarden dagelijks in Exact Online en dat levert direct voordelen op. De cockpit biedt in één oogopslag inzicht in de financiële situatie. Dankzij de automatische bankkoppeling worden mutaties meerdere keren per dag bijgewerkt, waardoor de administratie continu actueel is. Dat vraagt om een andere manier van werken, maar levert ook beter inzicht op. “Je ziet op elk moment wat het resultaat is,” vertelt Majka.
Ook het verwerken van inkoopfacturen is sterk verbeterd. Facturen komen binnen via een digitale mailbox en worden automatisch ingelezen. Met workflows voor goedkeuring wordt geborgd dat facturen pas worden betaald na akkoord, terwijl ze wel al zichtbaar zijn in de kosten. Dit zorgt voor overzicht, betere controle en een duidelijke tijdsbesparing ten opzichte van het oude handmatige proces met printen, doorsturen en opnieuw invoeren. Goedkeurders ontvangen automatisch herinneringen wanneer facturen klaarstaan, wat bijdraagt aan een strak en transparant proces.
Daarnaast bieden de rapportagemogelijkheden meer flexibiliteit. Rapportages zijn eenvoudig beschikbaar en met een paar klikken te exporteren naar Excel, waarbij gegevens op verschillende manieren te filteren zijn. Dit maakt analyses toegankelijker en ondersteunt betere besluitvorming. “We zijn echt efficiënter en moderner gaan werken,” aldus Majka.
Kraamzorg de Waarden kijkt daarbij nadrukkelijk vooruit. Er is interesse in verdere automatisering, de ontwikkeling van AI‑functionaliteit binnen Exact Online en aanvullende trajecten op het gebied van planning en inzicht. Samen met Aspect ICT wordt verkend hoe deze ambities stap voor stap kunnen worden gerealiseerd, in een tempo dat past bij de organisatie. De samenwerking is daarbij gericht op de lange termijn, met oog voor continu verbeteren en toekomstbestendigheid.
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
