“Migratie naar nieuw platform in één weekend.”
Jordy Keldermans
Manager ICT
“Migratie naar nieuw platform in één weekend.”
Jordy Keldermans
Manager ICT
Succesvolle migratie in één weekend bij Bakker Sliedrecht
Probleem
Transitie van Google-platform naar Microsoft 365 bij verzelfstandiging bedrijf.
Oplossing
Zorgvuldig voorbereide, tijdsefficiënte migratie door slim ingericht projectteam.
Wat heb je nodig?
Microsoft 365, SharePoint en ICT-Management.
01 Optimale integratie
Liever verder met Microsoft
Met een internationaal werkveld ontwerpt, bouwt, installeert en onderhoudt Bakker Sliedrecht elektrotechnische installaties voor de scheepvaart en voor toepassingen op het vasteland. In 2022 maakte het bedrijf zich los van een grotere organisatie en ging het op zelfstandige voet verder, met de directieleden als nieuwe grootaandeelhouders. “Dat was het moment om kritisch te kijken naar ons ICT-systeem,” vertelt Jordy Keldermans, manager ICT. “Tot dan toe namen we via het moederbedrijf een Google-platform af. Het leek ons verstandiger om over te schakelen naar Microsoft 365, omdat we al verschillende specifieke applicaties gebruikten die daarop draaiden. Dat zou het makkelijker maken om de verschillende pakketten met elkaar te integreren. Van de drie partijen die we uitnodigden om hun visie op deze migratie te geven sprong Aspect ICT er voor ons het meest positief uit. Niet alleen vanwege de kosten, maar ook vanwege de no-nonsens mentaliteit. We zochten naar een ‘luchtige’ organisatie die niet te veel inzet op projectmanagement en urenlang overleg.”
02 Soepele overgang
Nieuwe dingen voor later
Keldermans legt uit wat de migratie in grote lijnen inhield. “E-mail, agendafuncties en contacten gingen over naar Outlook, met dataopslag via OneDrive. Daarnaast hebben we veel aandacht besteed aan security, vooral in de vorm van informatiebeveiliging en mobile device management, oftewel apparatenbeheer. Onderdeel daarvan zijn onder meer multi-factor-authentication en single sign-on. Medewerkers kunnen met één en dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord inloggen in alle online-apps en in ons zelfserviceportaal. Verder moesten we zelf een vorm van intranet bouwen, waar dat in het verleden vanuit het moederbedrijf gefaciliteerd werd. SharePoint bleek een uitstekende tool om dat op te zetten. Collega’s die inloggen komen op een centraal startpunt terecht, een digitale omgeving waar zij nieuws en kennisdocumenten vinden. Op termijn gaan we ons buigen over data-analyse en migratie van onze data naar de cloud via Microsoft Azure, maar vooralsnog leek het ons verstandig om aan de huidige werkwijze vast te houden en niet meteen nieuwe dingen te introduceren. Dat zorgt voor een soepeler overgang. Onze organisatie telt namelijk 300 mensen, van wie er een aantal internationaal op locatie werken.”
03 Leerzaam traject
Eigen uitvoering onder supervisie
Bakker Sliedrecht kreeg het voor elkaar om de migratie van Google naar Microsoft 365 in één weekend succesvol te laten plaatsvinden, zelfs zonder vertraging bij medewerkers op (grote) afstand. “Dat vergde natuurlijk wel een gedegen voorbereiding,” verklaart Keldermans. “Zo moet je zien dat je alle potentiële obstakels aan de voorkant uit de weg kunt ruimen, bijvoorbeeld het overzetten van data. Ieder platform heeft zijn eigen functionaliteiten. In de testfase gaven key-users aan een aantal e-mails te missen, maar die stonden gewoon op andere plaatsen opgeslagen. Een kwestie van goed communiceren.” Naast deze werkgroep was er een projectteam ingericht om de algehele transitie in goede banen te leiden. “Van tevoren spraken we met elkaar af dat de uitvoering bij onze eigen ICT-medewerkers zou komen te liggen, ondersteund door consultants van Aspect ICT. Daar leren onze collega’s namelijk veel meer van dan dat ze alleen over de schouders mogen meekijken. Op gezette tijden werden de vraagstukken besproken en tussentijds konden wij aan de slag met het zetten van de volgende stap. Dat verliep allemaal heel prettig, met een flexibele houding over en weer. Zo hielden we voor het migratieweekend een aantal consultancy-uren over, die we in een later stadium beschikbaar hadden voor het optimaliseren van het platform.”
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
