Vereenvoudigen verhoogt het gebruik

Probleem

Er werd al gebruik gemaakt van Exact Globe en Exact Synergy, maar dit was op een complexe manier ingericht.

Oplossing

Aspect ICT heeft een aantal processen vereenvoudigd, waardoor de organisatie beter met de pakketten kan werken.

Wat heb je nodig?

Exact Globe, Exact Synergy en consultancy.

01 Aspect ICT

Aan het woord

Onze collega Bastiaan de Wit, Consultant Business Software, werkt bij Braanker Logistics aan het vereenvoudigen van de ICT-processen. Want hoe eenvoudiger een systeem is, hoe meer het wordt gebruikt.

Wat hebben we voor Braanker gedaan?
“In 2019 zijn wij de samenwerking met elkaar gestart. Bij Braanker Logistics werd toen al gebruik gemaakt van Exact Globe, gekoppeld aan Exact Synergy. Synergy was alleen op een vrij complexe manier ingericht waardoor het niet goed werd gebruikt. In samenspraak met de mensen van Braanker Logistics hebben wij diverse processen vereenvoudigd, met als resultaat dat medewerkers binnen de organisatie er nu veel beter raad mee weten en er volop gebruik van maken.”

Wat betekende dit voor het gebruik van Synergy?
“Synergy kent een structuur van werkstromen in combinatie met relaties, contactpersonen, documenten en medewerkers. Met een goede inrichting en uitleg bevordert Synergy het procesmatig werken. Voor de medewerkers van Braanker Logistics was dit niet voor iedereen bekend. Onduidelijke logica in die werkstromen zorgde ervoor dat het pakket niet veel werd gebruikt. Om het gebruik van Synergy te bevorderen hebben wij vooral gekeken naar hoe we zaken konden vergemakkelijken.”

Wat hebben we makkelijker gemaakt?
“Het aanvragen van verlof, de afhandeling van klachten en het proces rondom debiteurenbeheer zijn nu praktisch ingericht. E-mails over openstaande posten worden automatisch gegenereerd en verstuurd. De opvolging hiervan wordt vastgelegd in Synergy en is eenvoudig te volgen. Voor de afdeling Verkoop is er nu een overzichtelijke startpagina met relevante informatie over leads, prospects en klanten beschikbaar. We hebben verzoeken versimpeld en begrijpelijker gemaakt, waardoor de drempel om Synergy te gebruiken enorm is verlaagd. De vereenvoudigingen verhogen het gebruik.”

02 Braanker Logistics

Aan het woord

“Wat de uitdaging van de klant ook is, wij lossen het op. Flexibel en betrouwbaar. We verkopen nooit ‘nee’”, zegt Tony Faro, COO van Braanker Logistics. Om dit waar te kunnen maken is een goede ICT-partner onmisbaar. Daarom werkt Braanker Logistics samen met Aspect ICT.

Met welke pakketten werkt Braanker Logistics?
“We gebruiken specialistische pakketten voor container trucking, wegtransport, lucht- en zeevracht en warehousing. Organisatiebreed werken we met de software van Exact. De financiële administratie doen we in Exact Globe. Voor de rest, onder andere de registratie en het beheer van relaties, medewerkers, werkstromen en documenten, wordt Exact Synergy gebruikt. Aspect ICT helpt ons met een pragmatische aanpak om deze systemen zodanig te benutten, dat ze onze business ondersteunen.”

Hoe bevalt de samenwerking met Aspect ICT?
“Erg goed, met name door de wijze waarop Aspect ICT proactief meedenkt en ICT-vraagstukken heel praktisch oplost. Toen onze vacature voor een ICT-beheerder lastig in te vullen bleek, besloten we voor een externe partij te kiezen. Dat heeft als voordeel dat je altijd kunt terugvallen op een hele organisatie in plaats van één persoon. De mensen van Aspect

ICT spreken onze taal, de taal van de ondernemer en die van het mkb-plus, en dat klikte eigenlijk direct. Bovendien beschikken de consultants over veel ervaring, ook specifiek op het gebied van transport en logistiek.”

Welke projecten zijn er al afgerond?
“Een inventarisatieslag onder onze medewerkers bracht een lijst met wensen en verbeterpunten naar voren. Dit heeft geleid tot een aantal succesvolle projecten zoals een sales workspace inclusief offerte-opvolging, relatiebeheer en klanttevredenheidsoverzichten, elektronische facturatie en een doordacht debiteurenbeheer.

Wat wordt de volgend stap?
“In de nabije toekomst willen we samen met Aspect ICT de integratie tussen Exact Globe, Synergy en de specialistische pakketten verbeteren.”