“We kunnen projecten beter bewaken.”
Karin Coonen
Management assistente
Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk werken via Exact Online en Bouw7 voor A-Quin
Probleem
Urenbegrotingen in Excel lastig traceerbaar, tragere werking bij toename aantal projecten, snel totaaloverzicht niet mogelijk.
Oplossing
Implementatie Exact Online en Bouw7 met onderlinge koppeling.
Wat heb je nodig?
Exact Online, Bouw7 en consultancy.
01 Excel ontgroeid
Trager systeem, projecten soms onvindbaar
A-Quin is een ingenieursbureau dat zich toelegt op het inspecteren van infrastructurele projecten in heel Nederland, gekoppeld aan advisering. Het bureau groeit gestaag en verwerkt elk jaar tussen de zeventig en honderd projecten, waarbij het voor 99% van de tijd diensten verleent. Bij elke opdracht stelt A-Quin een begroting op en toetst de projectleider deze aan het werkelijke aantal gemaakte uren. Tot eind 2021 gebeurde dat in Unit4 Multivers in combinatie met Next3 voor het registreren van de uren op een project. Voor de rapportage werd er QlikView gebruikt, in combinatie met Excel voor het invoeren van standopnames. Karin Coonen, management assistente bij A-Quin, legt uit dat deze werkwijze steeds lastiger werd. "Als je bijvoorbeeld één spatie verkeerd zette, kon Excel het niet meer terugvinden. Het programma was vrij star. Daarnaast groeide het aantal projecten in het systeem voortdurend en werd het openen van bestanden steeds trager. Het kostte onze directeur, Mans Damen, periodiek twee dagen om een totaaloverzicht te krijgen".
02 Dubbel Exact
Meer inzicht, breder inzicht
Volgens Karin Coonen was het al snel duidelijk dat er andere software nodig was om de urenregistratie en procesbewaking te verbeteren. Samen met Aspect ICT werd een selectie gemaakt uit vijf programma's, waarvan Bouw7 het best bleek aan te sluiten op de wensen van het bedrijf. Bouw7 wisselt gegevens uit met Exact Online, waarmee de boekhouder ook werkt, waardoor de bewaking en koppeling van zaken eenvoudiger is geworden. Het inloggen via een VPN-verbinding om op Multivers te komen is niet meer nodig; medewerkers kunnen nu veel sneller de actuele status van een project volgen. Niet alleen de projectleiders, maar ook de inspecteurs op locatie hebben inzicht in het aantal gemaakte en resterende uren/kosten via een handige app op hun telefoon, waarbij ze het desbetreffende project als 'favoriet' kunnen aanmerken.
03 Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk
Koppeling naar banken geeft veel informatie
Met de koppeling tussen Bouw7 en Exact Online worden inkoop- en verkoopfacturen en projecten automatisch teruggevonden in Exact Online. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht van de financiële status dat ook via grafieken kan worden bekeken. Bij een paar kleine verbeterpunten maakt het bedrijf tickets aan in Bouw7, die opgepakt worden zodra de tijd rijp is. Aspect ICT gaf een uitgebreide introductie van Exact Online en zorgde zo voor een deskundige implementatie. Xander Verschuren wist goed onze behoeften te schetsen en had tijdens implementatie actief vinger aan de pols.
Collega's die hun bijdrage geleverd hebben aan dit project
