Totaaloplossing voor projecten & uren

Connections
28 maart 2018

Velen van ons hebben een haat-liefde verhouding met projecten. Ze verlopen zelden optimaal, lopen vaak uit, zijn moeilijk af te ronden, de begroting wordt regelmatig overschreden en zo kan ik nog wel even doorgaan. En toch starten we steeds weer nieuwe, omdat er geen alternatief is. Behalve niets doen, maar daar bereik je ook niets mee. Ik heb de oplossing ook niet, dat zeg ik maar meteen. Maar er viel mij wel iets op toen ik erover nadacht: projecten zijn bezig aan een opmars naar buiten. Ik zal uitleggen wat ik daarmee bedoel.

Eerst de ‘mindset’, dan de processen
Bedrijven hebben de laatste jaren veel energie gestoken in het verbeteren van hun projectprocessen. Calculatie, planning, urenregistratie via een app, maar ook Prince2 cursussen en Scrum-trajecten. Allemaal nuttige stappen, maar het heeft er nog niet toe geleid dat alle projecten nu opeens goed verlopen. De belangrijkste tekortkoming is dat we primair gericht zijn op onze eigen bedrijfsvoering en de opdrachtgever vergeten. Ok, we bellen af en toe en als hij erom vraagt sturen we dat document per e-mail toe. Wat we nodig hebben is een andere mindset. We zeggen toch dat we klantgericht zijn? Als dat echt zo is, zou het andersom moeten zijn: dan zouden we voorop moeten stellen wat de opdrachtgever wil en pas daarna met onze eigen processen bezig zijn.

Hoe doe je dat?
Een projectportaal kan daar enorm bij helpen: één centrale plek voor alle documenten, foto’s, tekeningen, e-mails, taken, planning en communicatie voor alle betrokkenen. Maar dan wel zo efficiënt mogelijk, dus geïntegreerd met uw backoffice. De cloud biedt tegenwoordig volop mogelijkheden om tegen lage kosten en met standaard technologie een projectportaal te realiseren. U geeft uw medewerkers, opdrachtgevers en partners toegang en opeens kunt u op een heel andere manier gaan (samen)werken.

Zou dat ervoor kunnen zorgen dat onze projecten succesvoller verlopen? Ik denk van wel. Transparantie, delen en samenwerken leidt tot een grotere betrokkenheid van de opdrachtgever, die zich daardoor anders gaat opstellen. U wordt minder leverancier en meer partner. Daarnaast heeft het ook praktische voordelen:

  • Betrokkenen kunnen informatie zelf opzoeken en zullen dus minder vaak bellen met vragen;
  • Minder discussie omdat gemaakte afspraken snel terug te vinden zijn;
  • De ‘Newsfeed’ zorgt voor een prettige en moderne manier van communiceren;
  • Een oplossing waar u ook al uw documenten in kwijt kunt;
  • Door versiebeheer behoort de eeuwige discussie over de laatste versie voor altijd tot het verleden.

Denk in de eerste plaats extern
Deze lofzang op het projectportaal wil natuurlijk niet zeggen dat de backoffice niet belangrijk is en dat daar geen winst meer te behalen is. Integendeel, in veel bedrijven regeert Excel nog. De kern van dit betoog is dat we moeten kijken naar het complete plaatje: binnen- én buitenkant, backoffice én projectportaal en niet alleen naar de binnenkant, zoals nu nog vaak gebeurt. Denk in de eerste plaats extern. Dat is echt een andere benadering. Houd nuttig projectinformatie niet voor jezelf, maar deel het. Want een geslaagd project is meer dan een kloppende urenregistratie.

Neem contact met ons op

Het begint met een goed advies!

Heeft u nog vragen? Ik help u graag verder met uw automatiseringsvraagstukken!

arrow right small Bezoek ons

De nieuwsbrief ontvangen?

Meld u dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijft op de hoogte van het ICT-nieuws!

{{ errors.first("field_24") }}
{{ errors.first("field_25") }}
{{ errors.first("privacy") }}
Connections