Reserveer eenvoudig met Microsoft Bookings

Connections

Microsoft Bookings is een tool die voor veel soorten oplossingen ingezet kan worden. Het is toepasbaar op flex- of werkplekken, vergaderruimtes, bezoekmomenten van cliënten, poolauto's en andere services. 

Microsoft Bookings is een onderdeel van de Office 365 suite. Met deze tool kunt u uw agenda openstellen voor externe mensen. Het voordeel van deze tool is dat externe mensen geen toegang hebben tot de agenda, maar wel de vrije momenten kunnen zien en inplannen. Deze afspraak komt vervolgens in de agenda te staan en kan beheert worden in de tool. In de onderstaande video wordt een uitleg gegeven hoe de tool eruit ziet voor u.

Integraties

Microsoft Bookings is makkelijk te integreren met andere programma's. Zo kunt u een reserveringsschema plaatsen op uw website, automatisch mails versturen, automatisch afspraken opnemen in de agenda en een Teams link toevoegen in de afspraak. 

Automatisering

Naast het integreren met andere programma's is het ook mogelijk om automatische workflows te creëren met Microsoft Power Automate. Dit is een andere tool van Microsoft waarmee u processen kunt automatiseren. Zo kunt u bijvoorbeeld een workflow maken om een ruimte schoon te maken na gebruik. 

Security

Bij een boekingsysteem wordt er gebruik gemaakt van persoonsgegevens. Om deze persoonsgegevens te beschermen is het essentieel om de juiste maatregelen te nemen. Hierbij geven wij u alvast 4 tips om over na te denken.

1. Maak gebruik van een verwerkingsregister, dit is een overzicht van informatiesystemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt. 

2. Zorg ervoor dat de informatie niet langer dan nodig in de systemen blijft zitten. Daarom is het belangrijk om oude boekingen regelmatig op te schonen.

3. Betrek de privacy officer van de organisatie bij implementatie's zoals deze.

4. Maak gebruik van Multi-factor authentication.

Implementatietrajact

Het implementeren van Microsoft Bookings is een kort traject en bestaat uit de volgende stappen:

Stap 1

In de eerste stap wordt er geinventariseerd wat de wensen zijn rondom Microsoft Bookings. Indien u gebruik maakt van Microsoft 365 Business Standard of Microsoft 365 Business Premium hoeft u geen extra licentiekosten te betalen. 

Stap 2

In de tweede stap wordt Microsoft Bookings geimplementeerd. Onderdelen van de implementatie zijn het personaliseren van de tool, design aanpassen op de organisatie en het instellen van het technische gedeelte. 

Stap 3

Na de implementatie kunt u direct gebruik maken van de tool. 

Voor dit implementatietraject heeft onze technische dienst een aantal uur nodig om dit te implementeren. Hierna bent u volledig 'up and running'. 

Heeft u interesse in Microsoft Bookings? Neem dan contact met Bart Stornebrink op via b.stornebrink@aspect-ict.nl, (0184) 67 54 00 of door het onderstaand formulier in te vullen. 

{{ errors.first("field_318") }}
{{ errors.first("field_319") }}
{{ errors.first("field_320") }}
{{ errors.first("field_321") }}
{{ errors.first("privacy") }}

 

 

Connections